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Etiqueta: PME

Software de gestão online: 6 vantagens para pequenas empresas

Posted on by Mariana Pimentel Gomes

A gestão é um desafio constante para empresas de qualquer dimensão, mas particularmente para as pequenas empresas, que, apesar de representarem 99% do tecido empresarial português, não têm a vida facilitada. Desde a instabilidade financeira aos desafios de gerir uma equipa com recursos limitados, gerir uma pequena empresa requer muito sacrifício e muito trabalho. Felizmente, existe uma ferramenta que ajuda a libertar alguma desta carga e a simplificar trabalho: o software de gestão online.

 

O que é o software de gestão online?

 

O software de gestão online é um software disponível 100% online na web ou por aplicação móvel que empodera os gestores para gerir a sua empresa de forma integrada numa só plataforma.

 

Algumas das soluções que um software de gestão online pode providenciar para facilitar a gestão administrativa de uma empresa são:

  • Controlar os ciclos de faturação;
  • Registar automaticamente as despesas;
  • Gerir automaticamente os movimentos de stocks;
  • Acompanhar o cash-flow em tempo real;
  • Controlar as contas correntes;
  • Fazer a reconciliação bancária;
  • Oferecer métodos de pagamento online;
  • Gerir os canais de e-commerce numa só plataforma.

 

Vantagens de software de gestão online para pequenas empresas

 

Para pequenas empresas em particular, o software de gestão online oferece diversas vantagens para organizar e facilitar a gestão do negócio. As principais são:

 

Aumento da produtividade e eficiência

 

Um software de gestão online centraliza diversas das tarefas administrativas numa só plataforma; por exemplo, a gestão de despesas, o controlo das contas correntes, a faturação e a cobrança, entre muitos outros.

 

Como tal, este tipo de software permite minimizar o impacto de tarefas repetitivas e de perdas de tempo e aumentar a produtividade de diversos departamentos ligados à gestão, conseguindo, desta forma, trazer maior eficiência à gestão de uma pequena empresa.

 

Para além do mais, tendo em conta que, em pequenas empresas, muitas vezes os departamentos são menores e os colaboradores têm mais responsabilidades, o facto de o software de gestão online centralizar as tarefas permite-lhes serem também mais produtivos, sendo mais fácil dar resposta a todas as necessidades numa só plataforma. 

 

Informação sempre atualizada sobre as várias vertentes da empresa

 

A gestão tradicional passa, inevitavelmente, por muita documentação e muita burocracia, sendo preciso muito trabalho para estar sempre a par dos acontecimentos com a informação mais atualizada – algo que se agrava à medida que mais pessoas são envolvidas no dia a dia da gestão de uma pequena empresa.

 

O software de gestão online anula completamente essa limitação, visto que, por ser um sistema digital constantemente ligado às várias fontes de informação da empresa, toda a informação dirigida aos responsáveis está sempre atualizada ao minuto.

 

Por exemplo, para a faturação, é possível controlar em tempo real os ciclos de compra e venda, começando pela orçamentação até às encomendas e, finalmente, a cobrança. Desta forma, o envio de faturas e eventuais recebimentos são drasticamente acelerados e os gestores conseguem ter os dados mais atualizados sempre nas suas mãos para tomar decisões informadas.

 

Acessível a qualquer hora e em qualquer lugar

 

O software de gestão online distingue-se, como o nome indica, por ser um software acessível através da Internet (Software as a Service ou SaaS), via cloud.

 

Uma das grandes vantagens que esse acesso online disponibiliza é a capacidade de aceder ao software a qualquer altura e em qualquer lugar, sendo necessário apenas um dispositivo capaz com ligação à Internet, como um smartphone, um tablet ou um computador portátil, para conseguir acesso imediato e ilimitado a toda a informação nele contida.

 

Para uma pequena empresa, em que muitas vezes é preciso estar sempre em cima do acontecimento e tomar decisões rápidas e ágeis, isto torna-se uma extraordinária vantagem e concede-lhe a liberdade de gerir a sua empresa onde e quando quiser.

 

Maior segurança da informação vital para o seu negócio

 

Como já referido, muita da gestão tradicional passa por documentação. Esta documentação nem sempre está segura, bastando o extravio de uma carta ou e-mail para informações vitais sobre a empresa caírem, potencialmente, nas mãos erradas.

 

O software de gestão online permite combater essa vulnerabilidade, já que toda a informação contida no mesmo é encriptada e protegida por layers de segurança. Todos os dados são alojados na cloud e, apesar de estarem disponíveis a toda a hora para qualquer dispositivo, apenas aqueles que realmente têm acesso lhes conseguem chegar.

 

Assegura o cumprimento das obrigações legais e fiscais

 

O software de gestão online, quando certificado pela Autoridade Tributária, permite-lhe assegurar o cumprimento dos requisitos legais e fiscais da sua pequena empresa. Ainda mais se integrar também um software de faturação eletrónica que cumpra as regras legais e fiscais de faturação, como a assinatura digital qualificada.

 

Para pequenas empresas, isto significa menos uma preocupação que tem de ter em conta e uma eliminação do risco de incumprimento (e das respetivas sanções) das suas obrigações legais e fiscais.

 

Automatização e inteligência artificial em prol da sua empresa

 

Com o software de gestão online, não só é possível automatizar tarefas repetitivas e simplificar processos, como também consegue tomar partido da inovação da inteligência artificial, que utiliza machine learning para interpretar os dados, identificar as tendências e prever o rumo dos seus resultados futuros, apresentados através de insights sobre o desempenho da sua empresa.

 

Assim sendo, as pequenas empresas conseguem aproveitar as vantagens das últimas inovações tecnológicas para potenciar a sua gestão e planear o seu futuro de forma informada.

 

O Cegid Jasmin é o software de gestão online certo para pequenas empresas

 

Uma pequena empresa precisa do software certo para conquistar o sucesso. O Cegid Jasmin é o software de gestão ideal para dar resposta às necessidades específicas das pequenas empresas, oferecendo, numa só plataforma, software de gestão, software de faturação, gestão de inventário, sistema Point Of Sale (POS) e pagamentos online, tudo integrado na cloud para que possa gerir a sua empresa a qualquer hora, em qualquer lugar e 100% online.

 

Experimente o Cegid Jasmin de forma completamente gratuita e descubra como potencia pequenas empresas todos os dias.

Como passar faturas cumprindo a legislação

Posted on by Mariana Pimentel Gomes

Quando abre uma atividade como trabalhador independente ou uma empresa em Portugal, sabe que tem de contar com diversas obrigações, não só para com os seus clientes e fornecedores, mas também para com o Estado. Passar faturas corretamente é uma dessas obrigações (assim como recebê-las) e aplica-se a praticamente todos os negócios.

 

Neste artigo, exploramos a obrigatoriedade de passar faturas, bem como a legislação que deve ser cumprida para tal.

 

Quando é obrigatório passar faturas?

 

A obrigação de passar faturas está associada à existência de transmissões de bens ou prestações de serviços e ocorre independentemente de a sua atividade ser como trabalhador independente ou pessoa coletiva.

 

Segundo o artigo 29.º do Código do IVA (CIVA), n.º 1, alínea b), faz parte das obrigações dos sujeitos passivos referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º, para além do pagamento do IVA, “emitir obrigatoriamente uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços (…), independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem”.

 

É ainda obrigatório, segundo o mesmo texto, os sujeitos passivos passarem faturas “pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços”, ou seja, deve passar faturas pelos adiantamentos que receba, de modo a liquidar o imposto na altura devida.

 

Dito isso, se lhe for mais útil, pode passar faturas globais referentes a cada mês ou a períodos inferiores. Para isso, terá de emitir por cada transação uma nota ou guia de remessa que será posteriormente associada a uma fatura global.

 

Que sujeitos passivos são obrigados a passar faturas?

 

Conforme estabelecido no artigo referido acima, são sujeitos à obrigatoriedade de passar faturas as pessoas singulares ou coletivas constantes da alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º do CIVA, nomeadamente:

  • as que, de um modo independente e com carácter de habitualidade, exerçam atividades de produção, comércio ou prestação de serviços;
  • as que, de um modo independente, pratiquem uma só operação tributável, desde que essa operação seja conexa com o exercício das atividades de produção, comércio ou prestação de serviços;
  • as que, independentemente da conexão com essas atividades, pratiquem uma operação que preencha os pressupostos de incidência real do IRS (imposto sobre o rendimento das pessoas singulares) ou do IRC (imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas).

 

Elementos a constar de uma fatura

 

As formalidades a cumprir na emissão de faturas também são definidas no CIVA, especificamente no artigo 36.º. As faturas devem:

  • ser datadas e numeradas sequencialmente;
  • conter os nomes, firmas ou denominações sociais, a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo de IVA e os correspondentes números de identificação fiscal;
  • conter a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável;
  • conter o preço, líquido de IVA, e os restantes elementos incluídos no valor tributável;
  • conter as taxas aplicáveis e o montante de IVA devido;
  • conter o motivo justificativo da não aplicação de IVA, quando aplicável;
  • conter a data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se não coincidir com a data da emissão da fatura.

 

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02, no n.º 3 do seu artigo 7.º, acrescenta ainda que as faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo e os restantes documentos fiscalmente relevantes (documentos de transporte, recibos e quaisquer outros que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente) devem conter um código de barras bidimensional (QR code) e um Código Único de Documento (ATCUD).

 

Como passar as suas faturas em conformidade com a legislação

 

Para cumprir a legislação, tem de passar as suas faturas utilizando uma das formas permitidas pela Autoridade Tributária (AT), nomeadamente:

  • usando um programa informático certificado pela AT;
  • através da emissão dos chamados “recibos verdes” – faturas ou faturas-recibo através do Portal das Finanças, no caso dos trabalhadores independentes;
  • usando máquinas registadoras, terminais eletrónicos, balanças eletrónicas ou outros meios eletrónicos;
  • usando documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.

 

De referir que, sempre que opte por um software de faturação, este tem obrigatoriamente de constar da lista de programas certificados pela AT. Além disso, são obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos certificados os sujeitos passivos que tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50.000 euros e os que sejam obrigados a (ou optem por) dispor de contabilidade organizada.

 

Regras para passar faturas eletrónicas

 

A emissão de faturas no formato PDF para envio por via digital, em alternativa ao tradicional correio físico, tem os dias contados. A partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas em PDF como as conhecemos deixam de ser consideradas faturas eletrónicas.

 

Tendo em conta a necessidade de garantir a integridade e segurança do conteúdo, bem como a autenticidade da origem dos documentos eletrónicos, o referido Decreto-Lei n.º 28/2019 estabeleceu que, para as faturas serem consideradas eletrónicas no formato PDF, devem conter um certificado eletrónico:

 

Outra opção para passar faturas eletrónicas é a utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI). Ao gerar os dados segundo um formato estandardizado, de leitura comum a ambas as plataformas, o EDI permite o envio dos documentos fiscais a partir de um software de faturação e a sua receção no do destino de forma totalmente digital e sem intervenção humana.

 

Passar faturas e muito mais com o Cegid Jasmin

 

Para passar as suas faturas, necessita de um software de faturação certificado e, no Cegid Jasmin, encontra a resposta para o cumprimento da legislação dentro dos prazos.

 

Contudo, ganha acesso a muito mais do que um programa de faturação: sendo um software de gestão online que funciona na cloud, o Cegid Jasmin permite-lhe, a qualquer momento e em qualquer lugar, uma gestão integrada do seu negócio, desde as contas correntes até à tesouraria, passando pela gestão de stocks, compras e despesas.

 

Mais ainda, o lançamento das faturas dos fornecedores fica facilitada, já que pode simplesmente importar uma fotografia ou digitalização das mesmas e o Cegid Jasmin trata de preencher automaticamente os dados necessários. Tudo para que se possa concentrar no que realmente importa: uma resposta rápida e prática às necessidades dos seus clientes.

 

Tem dúvidas? Tire-as todas ao experimentar o Cegid Jasmin gratuitamente durante os primeiros 30.000 euros de faturação!

6 dicas para otimizar a gestão de compras da sua empresa

Posted on by Lara Costa

Uma gestão de compras otimizada permite cinco coisas: reduzir os custos dos materiais, assegurar a qualidade do produto, controlar todo o circuito de compra e venda, garantir inovação, desenvolvimento tecnológico e um maior lucro.

 

A gestão estratégica no processo de compras é a chave para o sucesso de qualquer negócio e a fórmula para melhorar a produtividade, a qualidade dos produtos e aumentar os lucros.

 

 

6 passos para otimizar a gestão de compras da sua empresa

 

1. Traçar um diagnóstico e um plano de ação

 

Para otimizar a gestão de compras, comece por fazer um diagnóstico. Quais os custos habituais dos produtos adquiridos, liste os fornecedores e respetivos preços, analise os prazos de produção e de entrega, os lucros conseguidos com cada compra e os procedimentos do departamento. Analise também os pontos fortes e fracos, as ameaças e oportunidades, perceba o que pode ser melhorado e defina um plano de ação.

 

 

2. Implementar processos internos

 

Para otimizar a gestão de compras, toda a equipa tem que trabalhar no mesmo compasso. Como tal, é imprescindível que defina os procedimentos para receber e gerir as cotações e requisições de compras internas, bem como as ordens de compra externas, as confirmações das entregas, a validação da qualidade do produto, o arquivo de amostras de cada trabalho, as datas de pagamento, etc.

 

 

3. Recorrer a um software de gestão cloud

 

Os softwares de gestão cloud permitem estruturar processos, gerir compras e stocks e obter informações importantes em tempo real sem ser preciso estar no escritório. Assim, fazer o registo de pedidos, pagamentos e recebimentos torna-se mais rápido e intuitivo.

 

 

4. Negociar é a alma do negócio

 

Ter três fornecedores para cada produto ou serviço é uma boa prática, uma vez que consegue, desta forma, analisar qual o melhor preço do mercado. Se limitar o seu negócio ao serviço de um ou dois fornecedores, a sua margem negocial será menor.

 

Não é demais lembrar que a escolha de fornecedores deve ser criteriosa e é o ponto-chave da gestão de compras. Tenha uma base de dados com os fornecedores, respetivos produtos, preços, qualidade e prazos de entrega.

 

 

5. Gerir stocks

 

Stock em armazém é dinheiro parado e, muitas vezes, sinónimo de custos de armazenamento e conservação.

 

Está visto que não há gestão de compras sem gestão de stocks, uma vez que é este controlo que permite saber o tipo de produto e quantidades disponíveis, evitando assim a duplicação de encomendas e gastos desnecessários.

 

 

6. Capacitar a equipa de trabalho

 

A sua empresa será tão melhor quanto a sua equipa. Para garantir a otimização da gestão de compras, os colaboradores devem ter as ferramentas e os conhecimentos necessários para executar um bom trabalho.

 

Além disso, é igualmente importante que estes estejam alinhados com as políticas da empresa e focados nos valores e objetivos organizacionais. Isto só é possível com informação.

 

Invista em softwares de gestão que otimizem a gestão do seu negócio, em formações, workshops, certificações e atividades de team building que motivem as equipas de trabalho. Desta forma, não só transmite conhecimentos como confiança aos seus trabalhadores.

 

Por fim, defina uma frequência para analisar, ao pormenor, as compras e vendas da sua empresa. Só assim será possível analisar os custos, os lucros, a qualidade do que oferece ao mercado e tirar conclusões de como pode melhorar.

 

 

Software de gestão: simplifique e aumente a competitividade

 

Se ainda não utiliza ou pretende mudar de software de gestão, saiba que simplificar processos deve ser o mote para qualquer empresa, independentemente do tipo de negócio.

 

E é por isso que existe o Cegid Jasmin, um software cloud e certificado pela Autoridade Tributária que ajuda as empresas a maximizar a rentabilidade dos seus negócios, aumentando consequentemente a sua competitividade.

 

Otimizar a gestão de compras com o Jasmin é muito mais fácil, uma vez que é possível:

 

  • Identificar necessidades de compra e controlar stocks;
  • Gerir o processo de compras e encomendas de clientes e fornecedores;
  • Analisar prazos médios de pagamento e recebimento de clientes e fornecedores;
  • Emitir guias de transporte, faturas e recibos;
  • Responder às obrigações legais e fiscais e emitir ficheiros para a Autoridade Tributária;
  • Prever resultados e margem de lucro;
  • Integrar com outras aplicações (Gmail, Dropbox, MailChimp, Magento, Slack, entre muitas outras).

 

Descubra estas e outras funcionalidades com o Jasmin e otimize a gestão de compras da sua empresa! Experimente já a versão gratuita.

 

 

Subsídio de natal: calculamos quanto pode custar

Posted on by Lara Costa

O Natal é uma altura extremamente rentável para os negócios: aumento das vendas devido aos presentes de Natal é sempre uma boa notícia. No entanto, a quadra traz outros custos extra para as empresas, como o subsídio de Natal. Sabe quanto pode custar o subsídio de Natal ao seu negócio?

 

O subsídio de Natal: cálculos, custos e alterações

 

O subsídio de Natal, também chamado de 13º mês, é uma compensação adicional ao salário mensal. Este subsídio pode ser pago na totalidade, de uma só vez, até ao dia 15 de dezembro, do ano a que respeita, ou em duodécimos.

 

 

Subsídio de Natal: como se calcula

 

O subsídio de Natal é uma compensação paga ao trabalhador, proporcional ao número de dias trabalhados durante o ano e à remuneração mensal base. Designa-se por 13º mês ou 13º salário, e considera-se um salário “extra”. 

 

Contudo, nos seguintes casos, o valor do subsídio de Natal é proporcional aos dias de trabalho no mesmo ano civil:

 

  • Início de contrato de trabalho;
  • Cessação do contrato de trabalho;
  • Suspensão de contrato de trabalho.

Para o cálculo do subsídio de Natal, e no caso de ter trabalhado um ano civil completo:

 

  • Subsídio de Natal= 100% do salário

Vai contratar? Saiba a diferença entre salário bruto e salário líquido.

 

Custo para a empresa

 

O subsídio de Natal está sujeito a contribuições para a segurança social e outras taxas e impostos, pelo que o custo de um subsídio de Natal, para uma empresa, não é exatamente o valor que o colaborador recebe efetivamente.

 

Por cada subsídio de Natal, tal como por cada remuneração mensal, terá de pagar a TSU (Taxa Social Única de 23,5%) à Segurança Social e o Fundo de Compensação (em média, 1%).

 

Exemplos práticos

 

Colaborador sem faltas durante o ano de trabalho:

 

Não havendo faltas, o subsídio de Natal corresponde a 100% da remuneração base. Assim, um colaborador que aufira 1.000€ mensais, terá direito a um subsídio de natal de 1.000€.

 

A este valor, a ser pago ao colaborador, tem de se somar a TSU entregue à SS – neste momento é de 34,75% pelo que corresponde a 347,5€ – mais valor do fundo de compensação – cerca de 1% da remuneração base, 10€. O Subsídio de Natal custaria, neste caso, à empresa cerca de 1357,5€.

 

Colaborador em funções há menos de um ano:

 

No caso de um colaborador que tenha entrado em funções este ano, o subsídio de Natal terá de ser ponderado. Considerando que o contrato teve início a 1 de agosto, este colaborador conta com 153 dias de trabalho (entre 1 de agosto e 31 de dezembro), então o valor base do subsídio de Natal seria 1.000€ x 153 /365 = 419,18€. A este valor somar-se-iam 145,67€ de TSU e o valor do fundo de compensação de 4,19€ (419,18€ x 1% = 4,19€), perfazendo um total de 564,85€.

 

Note que o subsídio de Natal não conta com subsídios de alimentação. No caso de um colaborador que tenha estado de baixa médica, se esta for inferior ou igual a 30 dias, o subsídio terá de ser pago na totalidade. Se a baixa médica exceder 30 dias, o subsídio será calculado em proporção, já que se considera que o contrato ficou suspenso durante aquele período. No caso de um trabalhador que cesse contrato no presente ano, o subsídio de Natal que lhe corresponde é o proporcional ao tempo trabalhado.

 

Subsídio de Natal em duodécimos

Há empresas que pagam o subsídio de Natal e o subsídio de férias em duodécimos, isto é, os trabalhadores recebem os subsídios em prestações ao longo dos meses do ano e fazem os descontos correspondentes, tal como se recebessem uma vez por ano.

 

Até quando deve ser pago o subsídio de Natal?

Segundo o art.263.º do código do Trabalho, no setor privado, o subsídio de natal deve ser pago até 15 de dezembro de cada ano. Já no setor público, deve ser pago no mês de novembro, segundo o art. 151.º da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas.

 

Com o Cegid Jasmin é fácil manter-se a par de todos os gastos

O Jasmin, software de faturação expert em gestão, agiliza a gestão do dia-a-dia no seu negócio. Manter-se a par de todos as vendas e todos os gastos, fazer orçamentos e demonstração de resultados é agora mais fácil com a ajuda do Jasmin. Além disso, o Jasmin vai mais longe e traz-lhe os Jasmin Insights: alertas e sugestões baseados na análise da informação da sua empresa, com recurso a inteligência artificial.

Mas as funcionalidades do Jasmin são muitas mais. Conheça todas aqui.

Não espere mais, experimente já o Jasmin Express! 100% cloud, certificado pela AT e gratuito, é o parceiro que o seu negócio precisa.

Programa de faturação: 8 dicas para escolher o melhor para o seu negócio

Posted on by Mariana Pimentel Gomes

O programa de faturação é uma ferramenta essencial para qualquer negócio, independentemente do seu tamanho.

 

Uma escolha acertada pode facilitar a gestão financeira, economizar tempo e dinheiro e garantir o cumprimento das obrigações legais. No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, a tarefa de escolher o melhor programa de faturação pode ser desafiadora. Neste artigo, vamos apresentar dicas importantes para ajudar a tomar a decisão certa e garantir que o seu negócio funcione de forma eficiente e em conformidade.

 

8 dicas para escolher o melhor programa de faturação para o seu negócio

 

Avalie as suas necessidades específicas

 

Cada empresa é única e as suas necessidades de faturação podem variar significativamente. Antes de escolher um programa de faturação, faça uma avaliação detalhada das suas necessidades específicas. Considere fatores como o volume de faturação, o tipo de produtos ou serviços que vende, a complexidade das suas transações financeiras e as obrigações legais do seu setor. Isso ajudará a determinar quais os recursos que são essenciais para o seu negócio.

 

Verifique a conformidade legal

 

A conformidade legal é uma preocupação crítica ao escolher um programa de faturação. Certifique-se de que o software atende aos requisitos fiscais e legais do seu país ou região. Muitos países têm regulamentações específicas sobre faturação eletrónica, incluindo a necessidade de emissão de faturas eletrónicas com certificação digital. Certifique-se de que o programa escolhido está em conformidade com essas regulamentações para evitar problemas legais no futuro.

 

Considere a facilidade de uso

 

Um programa de faturação eficaz deve ser fácil de usar, mesmo para quem não é especialista em contabilidade. A interface do software deve ser intuitiva e amigável, facilitando a emissão de faturas, a gestão de despesas e o acompanhamento de pagamentos. Antes de tomar uma decisão, experimente a versão de demonstração ou peça uma avaliação gratuita para ter certeza de que se sente confortável com a usabilidade do programa.

 

Verifique a escalabilidade

 

À medida que o seu negócio cresce, as suas necessidades de faturação podem mudar. Certifique-se de escolher um programa de faturação que seja escalável e capaz de crescer com a sua empresa. Isso evita a necessidade de mudar de software no futuro, o que pode ser dispendioso e disruptivo.

 

Analise os recursos adicionais

 

Além das funcionalidades básicas de faturação, muitos programas oferecem recursos adicionais que podem ser valiosos para o seu negócio. Isso inclui a capacidade de gerir o inventário, fazer a conciliação bancária, acompanhar as despesas e gerar relatórios financeiros. Avalie quais desses recursos são importantes para a sua empresa e escolha um programa que os ofereça.

 

Considere a integração

 

A integração com outros sistemas é crucial para uma gestão eficaz. Verifique se o programa de faturação pode ser integrado com o seu software de contabilidade, sistema de gestão de clientes (CRM) e outros sistemas relevantes. Isso facilitará a troca de dados e reduzirá a duplicação de esforços.

 

Avalie o suporte ao cliente

 

O suporte ao cliente é fundamental quando se utiliza um programa de faturação. Certifique-se de que o fornecedor oferece um bom suporte, seja por telefone, chat, e-mail ou através de uma base de conhecimento. Ter acesso rápido a ajuda e suporte técnico pode ser crucial quando enfrenta problemas ou dúvidas.

 

Considere o custo

 

Por fim, o custo do programa de faturação é um fator importante a considerar. Avalie o custo em relação aos recursos oferecidos e à escala do seu negócio. Lembre-se de que, às vezes, investir num programa de faturação de maior qualidade pode economizar tempo e dinheiro a longo prazo.

 

Escolha a melhor opção de programa de faturação

 

O Cegid Jasmin oferece uma série de vantagens que o tornam uma escolha atraente para pequenos negócios. Sendo um software de gestão cloud, ele permite o acesso a partir de qualquer local com uma conexão à internet, o que é particularmente conveniente para empresários em movimento.

 

Se está à procura de um programa de faturação para o seu negócio, então o Cegid Jasmin é a solução ideal para si. Um software de gestão cloud e certificado que foi desenvolvido para pessoas ou pequenas empresas que pretendem trabalhar de forma autónoma e cumprir todas as obrigações fiscais, mantendo os processos administrativos em constante atualização e segurança.

 

Experimente o Cegid Jasmin Express e faça o seu negócio evoluir!

Assinatura digital: maior segurança e agilidade empresarial

Posted on by Mariana Pimentel Gomes

Em todo o mundo, as organizações estão a alterar o paradigma dos negócios. A utilização de tecnologias digitais que aumentam a agilidade e produtividade, reduzem custos e melhoram as experiências dos clientes é, cada vez mais, uma forte aposta.

 

Os processos de assinaturas de documentos estão a evoluir e representam uma grande oportunidade para as organizações se reinventarem e otimizarem os processos. Assinar documentos é algo que se faz há várias décadas, mas o uso da assinatura digital aumentou dentro do contexto de evolução tecnológica, graças à forma como são partilhados.

 

Com uma sociedade cada vez mais exigente, é fundamental encontrar soluções no mundo dos negócios, reduzir custos, acelerar processos e impulsionar o crescimento. Mas como é que funciona a assinatura digital e quais são as suas vantagens no contexto empresarial?

 

O que é a assinatura digital?

 

Não se trata de um scan da assinatura pessoal que é, posteriormente, inserido num documento digital em formato de fotografia. A assinatura digital é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos, como uma fatura eletrónica, por exemplo. Esta identificação pessoal e intransmissível é gerada a computador e altamente encriptada.

 

Por esse motivo, é importante perceber que, por se tratar de um processo complexo, deve recorrer a um serviço de ID digital capaz de gerar e garantir exclusividade da assinatura, adicionando-lhe um código secreto e único. Assim, ao assinar um documento digitalmente, a identidade é associada exclusivamente ao seu autor.

 

As assinaturas digitais são, no fundo, o formato mais avançado e seguro de uma assinatura eletrónica. Por cumprir as exigências legais específicas, a assinatura digital garante o mais elevado nível de segurança e autenticidade aos documentos assinados.

 

Se inicialmente o Governo decretou que a partir de 1 de janeiro de 2023, a assinatura digital qualificada passa a ser obrigatória na faturação eletrónica, agora, com o novo  Despacho 8/2022 XXIII, as faturas em PDF vão continuar a ser consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2023. A partir dessa data entrará em vigor a obrigação de associar a cada fatura eletrónica uma assinatura digital qualificada.

 

Quais são as vantagens da assinatura digital?

 

Uma assinatura é desenvolvida com o objetivo de evitar adulteração. Comparativamente a uma assinatura manuscrita, a assinatura digital, além das suas diversas aplicações, oferece vários benefícios:

  • Maior facilidade na emissão de documentos
  • Redução da burocracia
  • Otimização de processos obsoletos
  • Maior segurança comparativamente com assinaturas manuscritas
  • Adoção de práticas mais sustentáveis
  • Rapidez na assinatura, entrega e partilha de documentos

 

A assinatura digital distingue-se de outros meios de autenticação de documentos por ser um mecanismo encriptado que dificulta a duplicação.

 

Assinatura eletrónica e assinatura digital

 

Apesar de serem, muitas vezes, confundidas, a assinatura eletrónica e digital são duas mobilidades distintas. Ora, uma assinatura digital é uma assinatura eletrónica, mas uma assinatura eletrónica não é, necessariamente, uma assinatura digital.

 

Isto significa que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrónica que, por sua vez, é a forma de designar todos os tipos de documentos elaborados eletronicamente.

 

A assinatura eletrónica representa qualquer mecanismo eletrónico com o objetivo de identificar alguém. Pode ser com recurso a um scan de uma assinatura, identificação por impressão digital ou pela simples escrita do nome completo que identifique o remetente de uma mensagem ou documento eletrónico. O valor legal da assinatura eletrónica é praticamente nulo. Para que tenha valor legal deve ser encriptada. Passa, então, a ser designada como uma assinatura digital.

 

E a assinatura digital qualificada? 

 

Entra no paradigma da faturação eletrónica. Trata-se de uma assinatura digital, que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento. 

 

Relembre-se que, a partir de janeiro de 2024, as faturas PDF deixam de ser consideradas faturas eletrónicas. A partir dessa data, é obrigatório que incluam uma assinatura digital qualificada.

 

Assinatura digital no contexto empresarial

 

A Era digital tem impulsionado novas formas de atuar perante diversas situações. As organizações já adotaram as assinaturas eletrónicas e digitais.

 

Atualmente, todas as indústrias garantem um maior nível de segurança com assinaturas digitais e os resultados são cada vez melhores. Isto acontece, porque há uma redução de tempo e recursos despendidos na impressão, no processo de scan ou troca de e-mails para partilha de documentos. Os resultados são clientes e parceiros mais satisfeitos e uma otimização da imagem da organização.

 

Mantenha-se na vanguarda da segurança e da tecnologia

 

Qualquer negócio precisa de ganhar confiança por parte dos clientes. Essa confiança é conquistada através da resposta às suas necessidades. A satisfação dos clientes é fundamental para o sucesso continuo de uma empresa e essa satisfação é conseguida através de uma gestão controlada de todos os processos.

 

Recorrer a um software de gestão cloud, não só lhe permite gerir o seu negócio em qualquer lugar, como garante a máxima segurança de todos os dados e informações. O Cegid Jasmin é um software gratuito nos primeiros meses de utilização que incorpora mecanismos de Inteligência Artificial e Machine Learning.

 

Esta solução permite-lhe agilizar o trabalho administrativo com insights essenciais para a gestão completa do seu negócio.

 

Tome o melhor partido da mobilidade que o Cegid Jasmin oferece e comece com a versão gratuita!