Fiscalidade e Contabilidade

O que é a assinatura digital qualificada de uma fatura eletrónica?

por Mariana Pimentel Gomes | 17 Março, 2021

Apesar de ainda serem consideradas faturas eletrónicas, as faturas em PDF têm os dias contados. A partir de 1 de janeiro de 2023, a assinatura digital qualificada passa a ser obrigatória na faturação eletrónica.

 

Com a pandemia e todos os esforços do Governo para mitigar os seus efeitos na economia e nas empresas, foram tomadas medidas para salvaguardar o tecido empresarial nesta luta contra o impacto da COVID-19. Medidas essas que implicam que as faturas PDF continuarão a ser consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022. A partir dessa data, é obrigatório que incluam uma assinatura digital qualificada.

 

Nota: O Governo adiou pela quinta vez o prazo de aceitação de faturas em PDF. As empresas podem agora utilizar faturas em papel (PDF) por mais 6 meses, depois de o Governo adiar de 30 de junho para 31 de dezembro a data para deixar de as equiparar às faturas eletrónicas, segundo o Despacho n.º 49/2022-XXII.

 

Faturação eletrónica e a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada

 

O Governo tem vindo, sucessivamente, a flexibilizar o calendário fiscal, neste caso, no que respeita à validade das faturas em PDF como faturas eletrónicas. Contudo, este prazo termina no final do ano. Mas como funcionam as faturas eletrónicas?

 

Além das faturas em papel, as empresas podem, ainda, emitir faturas eletrónicas, mas têm de cumprir alguns requisitos, como a utilização de um programa certificado. No Despacho-Lei n.º 28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, foi estabelecido que apenas se considera garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se:

 

  • Incluir uma assinatura digital qualificada;
  • Incluir um selo eletrónico qualificado;
  • Se for utilizado um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI Europeu).

Fatura eletrónica: o que é a assinatura digital qualificada?

 

Trata-se de uma assinatura digital, que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento.

 

No fundo, uma fatura torna-se eletrónica a partir do momento em que tem incorporada uma assinatura eletrónica qualificada. Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital qualificada.

 

Esta assinatura digital qualificada é uma identificação exclusiva e intransmissível, gerada a computador e altamente encriptada e que serve para as empresas assinarem faturas ou outros documentos, tornando-os autênticos e íntegros.

 

Assinatura eletrónica ou assinatura digital?

Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “assinatura eletrónica qualificada”, contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mias utilizado o termo “assinatura digital qualificada”.

 

Qual a diferença entre a Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?

 

Se, por um lado, a assinatura digital qualificada contém informação da pessoa que está a assinar, por outro, o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Contudo, ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.

 

A assinatura digital qualificada é sempre necessária?

 

Por ser a única forma de conferir ao documento os requisitos de autenticidade do emissor e integridade do documento, a assinatura digital é obrigatória nos documentos enviados por via eletrónica.

 

Quais os documentos que devem conter a assinatura digital qualificada?

 

Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, devem conter uma assinatura digital qualificada.

 

Ao ter a assinatura digital qualificada, a fatura pode ser enviada por email?

 

Pode. As faturas, ao serem enviadas por via eletrónica, precisam, obrigatoriamente, de obter um certificado digital qualificado. Este certificado inclui uma assinatura e chave encriptada e irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia, além de ser apropriado para documentos onde a prova de identidade e o reconhecimento legal sejam essenciais, como é o caso das faturas. 

 

A sua empresa está abrangida?

 

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas  que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail.

Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?

 

Não se trata de um scan da assinatura pessoal que é, posteriormente, inserido num documento digital em formato de fotografia. A assinatura digital qualificada (ou assinatura eletrónica qualificada) é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos. Esta identificação pessoal e intransmissível é gerada a computador e altamente encriptada.

 

As vantagens são, por isso, imensas para qualquer negócio. Desde o nível de poupança envolvido, ao aumento da produtividade, passando pela maior eficiência administrativa – através da automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados –, estas são algumas vantagens da assinatura digital qualificada:

 

  • Agilização da relação com o cliente;
  • Maior rigor dos dados;
  • Maior poupança de espaço físico;
  • Maior segurança e confidencialidade da informação;
  • Acesso facilitado à documentação;
  • Adoção de práticas mais sustentáveis.

Como incluir a assinatura digital qualificada nas suas faturas

 

Para que uma fatura eletrónica seja legalmente válida para todos os efeitos com valor probatório, esta tem de ter uma assinatura digital qualificada.

 

E qualquer negócio precisa de ganhar confiança por parte dos clientes. Essa confiança é conquistada através da resposta às suas necessidades. Por essa razão, é importante a implementação da faturação eletrónica e assim enviar os documentos por e-mail, se os seus clientes assim quiserem.

 

Com o Jasmin tem o apoio que precisa para isso! Estamos a trabalhar para disponibilizar um serviço de assinatura digital qualificada nas faturas, para dar resposta às novas exigências do Despacho-Lei n.º 28/2019.

 

De qualquer das formas, as faturas PDF continuarão a ser consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro.

 

E relembramos que recorrer a um software de gestão cloud, não só lhe garante a máxima segurança de todos os dados e informações, como permite gerir o seu negócio em qualquer lugar e a qualquer hora.

 

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