Apesar de ainda serem consideradas faturas eletrónicas, as faturas em PDF têm os dias contados. Se o Governo tinha decretado, depois de sucessivos adiamentos, que a partir de 1 de janeiro de 2024, a assinatura digital qualificada passaria a ser obrigatória na faturação eletrónica, agora, com a nova proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, as faturas em PDF vão continuar a ser consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2024. A partir dessa data entrará em vigor a obrigação de associar a cada fatura eletrónica uma assinatura digital qualificada.

Faturação eletrónica e a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada

O Governo tem vindo, sucessivamente, a flexibilizar a agenda fiscal, neste caso, no que respeita à validade das faturas em PDF como faturas eletrónicas. Contudo, este prazo termina no final do ano. Mas como funcionam as faturas eletrónicas?

Além das faturas em papel, as empresas podem, ainda, emitir faturas eletrónicas, mas têm de cumprir alguns requisitos, como a utilização de um programa certificado. No Despacho-Lei n.º 28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, foi estabelecido que apenas se considera garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se:

• Incluir uma assinatura digital qualificada;
• Incluir um selo eletrónico qualificado;
• Se for utilizado um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI Europeu).
  
  

Fatura eletrónica: o que é a assinatura digital qualificada?

Trata-se de uma assinatura digital, que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento.

No fundo, uma fatura torna-se eletrónica a partir do momento em que tem incorporada uma assinatura eletrónica qualificada.

Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital qualificada.

Esta assinatura digital qualificada é uma identificação exclusiva e intransmissível, gerada a computador e altamente encriptada e que serve para as empresas assinarem faturas ou outros documentos, tornando-os autênticos e íntegros.

Assinatura eletrónica ou assinatura digital?

Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “assinatura eletrónica qualificada”. Contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mias utilizado o termo “assinatura digital qualificada”.

Qual a diferença entre a Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?

Se, por um lado, a assinatura digital qualificada contém informação da pessoa que está a assinar, por outro, o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Contudo, ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.

A assinatura digital qualificada é sempre necessária?

Por ser a única forma de conferir ao documento os requisitos de autenticidade do emissor e integridade do documento, a assinatura digital é obrigatória nos documentos enviados por via eletrónica.

Quais os documentos que devem conter a assinatura digital qualificada?

Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, devem conter uma assinatura digital qualificada.

Ao ter a assinatura digital qualificada, a fatura pode ser enviada por email?

Pode. As faturas, ao serem enviadas por via eletrónica, precisam, obrigatoriamente, de obter um certificado digital qualificado. Este certificado inclui uma assinatura e chave encriptada e irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia. Além disso, passa a ser apropriado para documentos onde a prova de identidade e o reconhecimento legal sejam essenciais, como é o caso das faturas. 

A sua empresa está abrangida?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas  que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail.

Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?

Não se trata de um scan da assinatura pessoal que é, posteriormente, inserido num documento digital em formato de fotografia. A assinatura digital qualificada (ou assinatura eletrónica qualificada) é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos.

Esta identificação pessoal e intransmissível é gerada a computador e altamente encriptada.

As vantagens são, por isso, imensas para qualquer negócio. Desde o nível de poupança envolvido, ao aumento da produtividade, passando pela maior eficiência administrativa – através da automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados –, estas são algumas vantagens da assinatura digital qualificada:

• Agilização da relação com o cliente;
• Maior rigor dos dados;
• Maior poupança de espaço físico;
• Maior segurança e confidencialidade da informação;
• Acesso facilitado à documentação;
• Adoção de práticas mais sustentáveis.
  
  

Artigo atualizado a 9 de fevereiro de 2024.