Fatura errada. E agora? É preciso emitir uma nota de crédito. Mas como, quando e para quê?

Se, por um lado, a faturação é um processo crucial em qualquer negócio, por outro, está a tornar-se cada vez mais simples, devido à forte aposta em plataformas de faturação que automatizam muito do que, outrora, era feito manualmente. Contudo, existem sempre casos em que há a necessidade de retificar uma fatura. E como resolver estas questões? Recorrendo à nota de crédito ou nota de débito.

Mas, então, qual é a grande diferença entre a nota de crédito e a nota de débito? Ambos os documentos servem para corrigir faturas já emitidas, mas cumprem objetivos diferentes. Conheça as principais características de cada uma e as principais diferenças.

O que é a nota de crédito?

No sentido literal significa que é utilizada para dar crédito ao cliente. Trata-se de um documento comercial com força legal usado para eliminar totalmente o valor de uma fatura já emitida, uma parte desse valor ou para fazer apenas correções nos dados de emissão da fatura.

A nota de crédito deve ser impressa em duplicado e enviada para o cliente. Este duplicado deve ser assinado e devolvido pelo cliente ao vendedor para que possa ser inserida no registo contabilístico.

Quando deve ser emitida?

A emissão de uma nota de crédito deve ser realizada em várias situações. Por exemplo:

1. Quando ocorre um erro no preenchimento da fatura
   
   

Ou seja, quando existe a necessidade de corrigir algum – ou vários – dados, deve ser emitida uma nota de crédito no valor total da fatura, de forma a anulá-la. Posteriormente deve ser emitida uma nova fatura com a informação correta.

2. Quando existe uma troca de produtos
   
   

Nas situações que o cliente pretende trocar um produto, deve ser emitida uma nota de crédito referente aos produtos que serão trocados e emitida uma nova fatura.

3. Em situações de devolução de produtos
   
   

Sempre que o cliente devolve um produto deve ser emitida uma nota de crédito no valor desse produto.

O que deve incluir uma nota de crédito?

As notas de crédito devem conter as seguintes informações:

• Data de emissão;
• Numeração sequencial de acordo com o programa de faturação;
• Informações sobre o comprador;
• Informações sobre o vendedor;
• O motivo da sua emissão (devolução de produto, troca, inclusão de NIF, nome ou outro dado na fatura);
• A fatura que está a ser retificada.
  
  

As notas de crédito só são necessárias no caso de já ter enviado a fatura ao cliente, e de este já a ter registado para efeitos contabilísticos. No caso de se ter enganado na fatura, por exemplo, e não a ter enviado ainda, pode simplesmente anulá-la e emitir uma nova.

Então, qual a diferença entre uma nota de crédito e uma nota de débito?

A confusão instala-se quando percebemos que tanto a nota de crédito como a nota de débito são utilizadas para retificar faturas. Neste caso, quais são as diferenças?

Se por um lado a nota de crédito é utilizada para modificar dados na fatura, por outro, a nota de débito tem como objetivo corrigir aspetos relacionados com o IVA nas faturas.

A nota de débito é, no fundo, um documento retificativo que permite corrigir o valor de uma determinada fatura, quando o IVA não tiver sido aplicado ou para aplicar uma taxa de IVA diferente da que tinha sido aplicada originalmente. Por exemplo, se uma fatura for emitida sem taxa de IVA de 23% sobre um determinado produto, pode ser usada uma nota de débito para corrigir esse erro.

Como emitir notas de crédito com poucos cliques

Agora que sabemos como funcionam as notas de crédito, como é que se emitem? Com programas de faturação é simples! Por exemplo, com o Jasmin, um software de gestão cloud , pode emitir notas de crédito em poucos segundos. Como? Veja como criar uma nota de crédito ou débito em vendas e como retificar uma fatura pendente com nota de crédito ou débito.

Com o Jasmin pode trabalhar a qualquer hora e sem limitações geográficas. Acede a todos os dados em tempo real e controla a tesouraria, as despesas, monitoriza as compras, inventário e armazéns. Trata de todas as questões comerciais de forma ágil e ainda acompanha a tesouraria. Tudo num único software.

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