O ambiente competitivo e de alta pressão característico do setor da hotelaria obriga à adoção de estratégias que garantam uma gestão hoteleira equilibrada para um negócio rentável. Nesta indústria, é essencial considerar fatores internos e externos inerentes ao negócio, no que respeita à gestão eficiente.

São as características do negócio e o grande fluxo de clientes que exigem uma gestão estruturada e saudável.

Com uma variedade de propósitos, os hotéis podem tornar-se uma experiência memorável para os clientes. E esse é o objetivo principal. Por essa razão, é fundamental adotar boas práticas de gestão hoteleira para assegurar um negócio rentável e sustentável.

- Quinta do Bosque: um boutique hotel que aposta em ferramentas de gestão.

- Software de faturação para o setor do turismo.

Neste artigo, além de sugestões de como desenvolver uma gestão orientada para o sucesso, apresentamos também estratégias para otimizar a gestão hoteleira através de práticas e ferramentas especializadas.

Como melhorar a gestão hoteleira e assegurar a rentabilidade do negócio?

Garantir a satisfação dos clientes e controlar todas as atividades do estabelecimento hoteleiro são as principais preocupações dos gestores hoteleiros. Assim, elaborar e definir estratégias de manutenção e gestão envolve ter uma visão geral dos investimentos necessários, do fluxo de trabalho e de todos os gastos e lucros.

É uma gestão eficaz que promove o serviço de qualidade e uma experiência positiva para os clientes. É através desta garantia de qualidade que o estabelecimento hoteleiro ganha credibilidade, melhora o posicionamento e aumenta a confiança e competitividade no mercado.  

Numa gestão com vista à otimização da rentabilidade, considerar fatores internos e externos é fundamental. Um dos fatores externos que condicionada fortemente a gestão hoteleira é a sazonalidade, que define as épocas altas e baixas do turismo. Por outro lado, os fatores internos envolvem todos os aspetos do funcionamento do hotel, os colaboradores e fornecedores, executivos e stakeholders.

Todos estes aspetos são fundamentais para o desenvolvimento do negócio, a sua rentabilidade e a satisfação dos hóspedes.

Contudo, para simplificar e otimizar a gestão hoteleira, existem ferramentas que permitem automatizar e reduzir o tempo e recursos gastos em tarefas administrativas.

Ferramentas para uma gestão hoteleira eficiente

A era digital oferece tecnologias que auxiliam as empresas de diversas formas e em todas as áreas. Desde a comunicação à gestão operacional e administrativa. Seja melhorando processos e a comunicação, otimizando o tempo ou assegurando segurança de dados, o resultado desta evolução tecnológica pode ser sentido em diversas áreas.

1. Ferramentas de marketing e comunicação

Cada vez mais empresas apostam nas estratégias de marketing como forma de impulsionar a visibilidade da marca e garantir novos clientes. As empresas já reconhecem a internet como principal meio de divulgação e os clientes consomem cada vez mais conteúdos de marcas de forma online.

Diante deste panorama, a gestão da comunicação hoteleira assenta, essencialmente, em ferramentas digitais, como sistemas inteligentes, aplicações e software analítico.

CRM – Trata-se de uma ferramenta de gestão de clientes e oportunidades de negócio. A principal função do CRM – Customer Relationship Manager – é reter e organizar as informações básicas de contacto dos clientes e compreender as suas necessidades, para que possa oferecer o melhor serviço, no momento certo. Através do CRM é possível gerir aspetos como as compras dos clientes, cancelamentos, reagendamentos e respostas de atendimento.

Google Analytics – Já parou para pensar quantas pessoas acedem ao seu site por dia? E qual a sua localização geográfica? Analisar estes dados é fundamental para desenhar uma estratégia de negócio. Esta ferramenta apresenta estas e muitas outras informações relevantes, criando relatórios automaticamente.

Google Trends - Esta ferramenta apresenta-lhe os termos mais populares que foram pesquisados recentemente e a sua respetiva evolução. O Google Trends é gratuito e pode ser um auxílio na procura de novas ideias e inspirações para criação de conteúdos.

Gestor de redes sociais – Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin. As redes sociais utilizadas pelas empresas para partilha de conteúdo são inúmeras. E utilizá-las de forma ativa é complexo, especialmente quando são geridas manualmente. As ferramentas de gestão de redes sociais ajudam os hotéis a concentrar todas as redes numa só plataforma e facilitar as publicações e a monitorização de resultados, como é exemplo a ferramenta Hootsuit.

2. Ferramentas de gestão hoteleira

Channel Manager – A gestão de reservas do seu hotel deve ser uma das principais prioridades. Se tem o seu estabelecimento divulgado em vários sites intermediários, como o Booking, o TripAdvisor ou Airbnb, com um Channel Manager consegue gerir os vários canais de reserva simultaneamente e de forma mais simples e rápida. Com recurso a esta ferramenta gere os preços, atualiza automaticamente a disponibilidade dos quartos e controla as reservas nos múltiplos canais como se de apenas um se tratasse.  Estes são alguns dos exemplos mais conhecidos de Channel Managers: 

Motor de Reservas – Tratando-se de um setor com um enorme fluxo de clientes, é imprescindível recorrer a ferramentas que economizem recursos na resposta às necessidades e expectativas dos clientes. Um motor de reservas garante-lhe uma gestão eficaz da unidade hoteleira. Os seus hóspedes conseguem realizar todo o processo de reserva, desde aceder à disponibilidade de estadia até aos serviços extra, sem sair do seu website. Desta forma, não tem de recorrer a intermediários e poupa nos custos de comissões.

• Ynnovbooking
• Talkguest
• Guesty
• Hstays
• Roomraccoon
• Beds24
• Cloudbeds
• VReasy

PMS (Property Management System) – Esta ferramenta de gestão de propriedades automatiza toda a gestão hoteleira. Trata-se de um software que garante a oferta da melhor experiência aos hóspedes, através da garantia de controlo de todos os aspetos operacionais internos. Desde a gestão de processos de check-in e check-out, à gestão de disponibilidade, manutenção e distribuição dos quartos.

3. Ferramenta de gestão

Jasmin Software – A gestão hoteleira não está completa sem o controlo eficaz de todas as questões comerciais do negócio. Desde a emissão de faturas, monitorização de vendas e gastos, controlo do fluxo de caixa e ainda a resposta às obrigações legais e fiscais, o Jasmin é um software que garante a gestão ágil do seu negócio hoteleiro.

Por ser 100% cloud, acompanha os resultados em tempo real e em qualquer lugar e dispositivo móvel. Além disso, por recorrer a Inteligência Artificial e Big Data, permite-lhe fazer previsões futuras.

Além de automatizar processos administrativos, o Jasmin integra com todos os sistemas fundamentais para a gestão saudável do negócio. Desde o Channel Manager, Motor de Rerserva, Gateway de pagamentos, lojas online ou CRM.

E anda melhor do que começar a gestão hoteleira de forma gratuita. Experimente a versão gratuita - o Jasmin Express.