Negócios

Tudo o que precisa de saber para gerir várias lojas

por Helena Sousa | 24 Novembro, 2021

Gerir uma loja física por si só já consegue ser um grande desafio para qualquer empreendedor, ainda mais gerir várias lojas. Não é simplesmente uma multiplicação do mesmo trabalho; é preciso ter em conta considerações maiores, coordenar múltiplos canais e múltiplas equipas e centralizar toda a informação (de faturação, tesouraria, inventário, etc.) dos vários locais, entre vários outros pontos.

Para ajudar a responder a esses desafios, apresentamos de seguida o guia definitivo de tudo o que precisa de saber para gerir várias lojas, com as respostas às mais variadas questões que lhe poderão surgir.

Os 5 principais desafios de gerir múltiplas lojas

Comunicação interna e externa

Com a expansão do seu negócio para múltiplas lojas, manter as linhas de comunicação abertas entre as várias lojas torna-se uma prioridade, caso contrário, poderá acabar por ter em mãos aquilo a que se chama “síndrome de silos”: a situação em que cada loja funciona de forma praticamente independente, sem grande coordenação com as restantes partes do grupo.

Essa falta de comunicação interna não é só um problema na medida em que amplifica todos os outros desafios, como a gestão de inventário, mas também cria um obstáculo ainda maior ao sucesso: uma crescente falta de coerência com a estratégia global do seu negócio. Essa dificuldade tem repercussões também a nível externo, nomeadamente, com a comunicação que cada loja assume perante o público, afetando a perceção geral da sua marca e tornando-a inconsistente.

Logística

A gestão de stock torna-se extremamente complexa quando se está a falar de mais do que um local. À medida que os custos de manutenção de stock aumentam e as dificuldades em manter o inventário de cada loja crescem, a sua margem de lucro vai ser afetada, as suas vendas irão descer e os seus clientes ficarão insatisfeitos. Portanto, um ponto vital para a gestão de múltiplas lojas é assegurar um sistema coordenado de inventário que lhe permita controlar, preferencialmente em tempo real, as necessidades de cada loja, de forma a que consiga garantir que os recursos de que necessitam são sempre entregues a tempo.

Coordenação da informação

Quanto maior a expansão do seu negócio, mais difícil será organizar toda a informação das várias lojas da sua rede. Desde a faturação às despesas, tesouraria, pagamentos e o já falado inventário de cada loja, sem uma solução que lhe permita integrar todos os dados num só local de fácil acesso, acabará por perder informação vital para a manutenção do seu negócio, criando obstáculos ao sucesso não só das lojas individuais, como também de toda a sua rede.

Motivação da equipa

A gestão de uma equipa por si só não é fácil, quanto mais de várias equipas para cada local. Manter os seus trabalhadores envolvidos com a empresa é essencial para o sucesso. Colaboradores que se sentem apenas mais uma “peça na máquina” vestirão menos a proverbial camisola, isto é, estarão menos motivados para ajudar a alcançar o sucesso do negócio.

Esta dificuldade está, inevitavelmente, ligada também ao já referido obstáculo da comunicação interna: se cada equipa se sentir isolada, será também inevitável que surja alguma competição e até desdém entre as equipas, criando um ambiente hostil que ainda prejudicará mais a motivação dos seus colaboradores.

Qualidade do serviço

Todos os desafios anteriores que referimos acabam por contribuir para um ainda maior: assegurar a coerência e consistência de qualidade do serviço entre as várias lojas. Se cada loja opera de forma isolada, se a informação se perde entre lojas, se alguma tem uma equipa desmotivada e/ou se existem falhas na cadeia de abastecimento, a qualidade do serviço de uma ou várias lojas vai ser inevitavelmente afetada, o que não só é um problema para a loja em si, como também para toda a sua marca, já que passa uma imagem descuidada e pode ter repercussões graves e de longa duração na perceção da mesma.

As soluções para uma boa gestão multiloja

Implementar procedimentos padrão

Para garantir que as operações entre as várias lojas são coerentes e refletem a visão geral do seu negócio, é fundamental criar uma padronização das operações entre as várias, englobando pontos desde a experiência do consumidor aos procedimentos de faturação, tesouraria, cadeia de abastecimento e afins.

Naturalmente, não basta criar esses procedimentos e dizer às suas equipas que os mesmos existem; é necessário também documentá-los de uma forma que seja facilmente acessível a cada loja, para além de formar os seus colaboradores de forma exaustiva para que os cumpram.

Centralizar a gestão das várias lojas

Para combater os desafios a nível de abastecimento do inventário e a recolha e partilha de informação entre as várias lojas, deverá implementar um sistema de gestão centralizada que lhe permita aceder às informações vitais para o bom funcionamento da sua rede multiloja.

A solução ideal para tal será optar por um software de gestão que lhe permitirá concentrar toda a informação das suas lojas num só local. Melhor ainda, se for uma plataforma na cloud, conseguirá aceder aos dados em tempo real, independentemente do dispositivo ou do local. Assim, mesmo não estando fisicamente presente em cada loja, consegue saber facilmente o estado do seu funcionamento.

Para além disso, um sistema Point of Sale (POS) é uma forma de conseguir recolher dados de gestão e faturação de cada loja integráveis diretamente num software de gestão, evitando lacunas de informação.

Garantir a boa comunicação entre unidades

Para evitar o “síndrome de silos” e garantir que todas as suas lojas funcionam como um só grupo e não uma série de mini-grupos, é importante que reforce a comunicação entre todas as partes, por exemplo, através de eventos empresariais ou reuniões trimestrais em que todos os colaboradores de todas as lojas estão presentes. Desta forma, cada equipa sentirá menos que é uma loja isolada e mais como uma parte integrante do todo que é a sua empresa.

Contratar bons gestores para treinarem boas equipas

Por muito que a tecnologia ajude negócios a expandirem-se e a terem uma gestão mais facilitada e até automatizada, nada funciona sem as pessoas. Não podendo liderar presencialmente cada uma das suas equipas, terá de escolher e formar gestores que consigam transparecer a missão e visão do seu negócio, treinar e motivar os colaboradores e garantir o bom funcionamento de cada equipa. É possivelmente o maior desafio, mas também um dos que trará melhores resultados para a sua empresa!

O software de gestão que lhe permitirá gerir várias lojas com sucesso

Tal como referimos, para centralizar todos os dados das lojas e ter nas mãos a informação de que necessita para tomar decisões e assegurar o sucesso futuro da sua empresa, é vital que escolha um excelente software de gestão.

O Jasmin Software é a resposta a todas as suas necessidades, permitindo não só reunir toda a informação de gestão de que precisa numa só plataforma simples e intuitiva, como também consultá-la em qualquer lugar e a qualquer altura graças à cloud. Para além disso, o Jasmin, graças a Machine Learning e à Inteligência Artificial, consegue até prever as tendências futuras do seu negócio, para que possa gerir as suas diversas lojas de olhos postos no seu futuro.

E com um POS para negócios de comércio e retalho que funciona online e offline é mais simples conseguir um serviço de excelência! Com o Jasmin, além de garantir a máxima rapidez das operações em loja, ao usufruir de uma gestão totalmente integrada das várias lojas e dos canais de venda, deixa de se preocupar com contagens de artigos, contas complicadas de gestão de campanhas promocioanis e com as dores de cabeça da gestão de caixa.

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