A automação é palavra de ordem no mundo dos negócios da atualidade, e promete simplificar toda a gestão de processos das empresas. Para muitos, a palavra “automação” é sinónimo de colaboradores a serem substituídos por máquinas. Não podia estar mais longe da verdade.

A automação não dispensa colaboradores humanos, pelo contrário: liberta os seus colaboradores das tarefas repetitivas e burocráticas, torna as pessoas mais produtivas e focadas em tarefas que acrescentam valor ao seu negócio e reduz a componente de erro humano.

Com a transformação digital dos negócios e crescente competitividade, as PMEs e startups têm de acelerar o passo, e seguir as tendências.

Mas quais são afinal os candidatos à automação, numa PME?

Identifique processos que:

• Representem um grande volume de trabalho manual
• Sejam compostos de tarefas repetitivas
• Sejam baseados em regras ou padronizados
• Estejam associados a estruturas digitais
• Envolvam uma alta probabilidade de erro humano

Consegue identificar alguma tarefa na sua empresa que se enquadre nas categorias acima? Senão, vejamos alguns exemplos:

Documentação fiscal:

A faturação é um dos processos que está a ser automatizado e cada vez mais depressa. Vantagens? Consistência nos dados, facilidade de armazenamento, agilização dos processos de emissão, envio, receção, tratamento e comunicação à AT.

Os impostos são outro tema que costuma representar uma dificuldade na gestão de um negócio, e do qual podem advir consequências graves, se existirem erros. A automação da emissão, tratamento e comunicação de documentos fiscais poupará, além de tempo, dinheiro.

Gestão de Inventário:

O controlo de stocks é um dos processos mais morosos nas empresas, e que mais beneficia da automatização.

No caso de a sua empresa possuir vários armazéns, este processo pode mesmo tornar-se complicado. A automação na gestão de processos relacionados com o inventário do seu negócio – atualização, correção, acerto, valorização, emissão de documentos – irá libertá-lo, e aos seus colaboradores, de tarefas que são um impedimento à produtividade.

Contas correntes:

Informações como valores a pagar, valores a receber, estado das contas correntes – da empresa, dos clientes e dos fornecedores – podem ser obtidas facilmente com recurso a um software de gestão.

Em vez de fazer esta gestão manualmente, delegue num software que integra todas as informações e apresenta devidamente calculadas e categorizadas.

Gestão de compras, vendas e encomendas:

Estar a par de todas as compras, vendas, encomendas feitas e pendentes, pagamentos em falta, recebidos e parciais, consome tempo e dá margem a erros e incongruências.

A gestão automatizada de processos ajudá-lo-á também no cumprimento das obrigações fiscais da sua empresa.

Apoio ao cliente:

O apoio ao cliente poderá também ser automatizado, sem que a automação signifique impessoalidade. Colocar um chatbot, por exemplo, no seu website, loja online ou ecommerce tem o poder de reduzir o tempo que os seus colaboradores dedicam a questões e problemas, bem como o de oferecer aos seus clientes resposta rápida a grande parte das questões – sendo as mais complicadas remetidas para um colaborador.

O Jasmin e a automação na gestão de processos comerciais

O Jasmin, software de faturação expert em gestão, permite-lhe automatizar o seu negócio facilmente, agilizando a gestão de processos fiscais, contabilísticos, logísticos, e dando-lhe sempre acesso a toda a informação no sistema cloud.

Liberte-se de tarefas repetitivas, e reduza os erros cometidos, com um software de gestão certificado pela AT que simplifica a resposta à fiscalidade portuguesa. Além disso, ainda integra com as principais aplicações do mercado.

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