Fiscalidade e Contabilidade

Fatura eletrónica: já conhece os novos prazos?

por Mariana Gomes | 28 Outubro, 2020

A digitalização de faturas e outros documentos com valor contabilístico é hoje uma prioridade tanto nas organizações públicas, como nas privadas, quer seja por imposição governamental, por força da legislação, no que respeita às entidades públicas e fornecedoras do Estado, através da obrigatoriedade da implementação da faturação / fatura eletrónica – quer seja para garantir eficiência estratégica relacionada com custos, autenticidade, rapidez e eficiência.

 

Foi Decreto-Lei n.º 14-A/2020 do Governo que marcou o inicio de um caminho de inovação e desmaterialização ao digitalizar alguns dos seus processos. 2020 foi o ano da faturação eletrónica para entidades da Administração Pública e fornecedores do estado. Se os organismos públicos já estavam obrigados a utilizar este modelo de processamento de faturas desde abril de 2020, as grandes empresas fornecedoras do Estado têm até 31 de dezembro de 2020 para aderir à fatura eletrónica. Já a data para as microempresas e outras entidades fornecedoras do Estado aderirem à fatura eletrónica prolonga-se até 31 de dezembro de 2021.

 

Novos prazos trazem novas oportunidades

 

Esta necessidade de desmaterializar as relações com clientes, com fornecedores ou com o Estado não é recente. Na verdade, a faturação / fatura eletrónica é um processo cada vez mais utilizado pelas empresas a nível internacional e uma grande recomendação da Comissão Europeia com vista a aumentar a eficiência administrativa das organizações. 

 

E para facilitar a adesão a este novo modelo de processamento de faturas – considerando o impacto da pandemia da COVID-19 em Portugal e na saúde pública –, o Governo faseou as datas de implementação, de acordo com o tipo de entidade, segundo a seguinte cronologia: 

 

  • 18 de abril de 2020 – Organismos Públicos (fundações e associações públicas, administração local, incluindo Juntas de Freguesia. e outras entidades);
  • 31 de dezembro de 2020 – Grandes Empresas (com mais de 250 funcionários ou volume de faturação superior a 50M€ ou balanço de 43M€);
  • 30 de junho de 2021 – Pequenas e médias empresas;
  • 31 de dezembro de 2021 – Microempresas e outras entidades públicas fornecedoras do Estado.  

Importa recordar que os institutos públicos e organismos administrados de forma direta pelo Estado português já se encontravam obrigados a proceder à receção da fatura eletrónica desde 18 de abril de 2019. As restantes entidades públicas viram o prazo prolongado até 18 de abril de 2020, como mencionado acima, para operacionalizarem esse processo de receção, prazo que não foi alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020.

 

Conquiste a máxima eficiência administrativa com a Fatura Eletrónica

 

Esta obrigatoriedade, alinhada com a estratégia governamental de transformação digital dos organismos públicos, representa uma agilização de processos administrativos que transforma a máxima produtividade em eficiência, através da redução dos prazos de pagamento, dos custos de operação e de transação e a garantia de maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo de faturação. 

 

Além da simplificação da comunicação, a faturação eletrónica abre caminho para outras vantagens que beneficiam tanto o Estado, como os fornecedores do setor público. Ora vejamos:

 

Agilidade no processamento e envio de faturas

 

Através da digitalização de processos, toda a carga manual de trabalho associada ao processamento de faturas é eliminada.

 

Automatização do tratamento de documentos

 

Aumento da produtividade, eliminação de processos manuais demorados associados ao processamento e otimização de recursos são algumas das vantagens da faturação eletrónica.

 

Otimização de recursos

 

Ao automatizar o processo de emissão e receção de documentos com valor contabilístico, irá libertar recursos para operações de maior valor acrescentado e diminuir os custos relacionados com o arquivo físico.

 

Incremento de segurança

 

Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.

 

Maior acessibilidade com o arquivo digital

 

A digitalização acaba com as pastas de arquivo e processos manuais demorados, através do arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido, simplificando o acesso aos documentos.

 

Controlo de extravios

 

Aliada à automatização do processamento de documentos, a segurança e privacidade que a faturação eletrónica proporciona reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.

 

Garanta uma implementação rigorosa da fatura eletrónica

 

A adoção atempada de novas ferramentas é um fator-chave para conquistar a máxima eficiência de negócio, protegendo as empresas de imprevistos e atrasos no cumprimento das obrigações legais e fiscais. Esta antecipação e preparação prévia no cumprimento da legislação é um fator de diferenciação no mercado.

 

Cumprir as novas obrigações e aumentar o potencial de eficiência do seu negócio já é possível com acesso à tecnologia certa. O Jasmin é um software de gestão cloud certificado pela Autoridade Tributária que lhe permite implementar a faturação eletrónica no seu negócio (através do plugin YET).

 

Além de ser dotado de inteligência artificial e poder preditivo que auxiliam a tomada de decisão, o Jasmin permite-lhe entrar na era da desmaterialização, através da digitalização de processos administrativos.

 

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