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Como gerir o fundo de maneio nas pequenas empresas

Posted on by Lara Costa

Quando falamos em problemas com gestão de tesouraria, falamos de um tema transversal a todas as empresas. Qualquer empresa, grande, média ou pequena, não importa quão positiva a sua viabilidade financeira seja, por motivos diversos, é passível de ter problemas financeiros que a impeçam de poder cumprir com os seus encargos – pagamentos ao Estado, de salários, de créditos ou a fornecedores, por exemplo. A situação parece-lhe familiar?

 

Não é preciso muito: basta um atraso ou falha no recebimento de um valor substancial de um cliente para desequilibrar toda a sua projeção de fluxos de caixa e, consequentemente, deixar um “buraco” no lugar do montante necessário para cumprir determinadas obrigações.

 

Ora, quando falamos em pequenas empresas, normalmente com as contas mais modestas, menos capacidade e/ou pessoal para lidar com as cobranças atempadas e menos poder negocial para com os fornecedores, com consequentes prazos mais apertados para pagamentos, estes problemas podem ter proporções ainda mais graves.

 

Se não tiver um mapa de cashflow que preveja estes desvios e não constituir um fundo de maneio que tenha em conta as necessidades e particularidades da sua empresa, poderá estar em maus lençóis.

 

O que é o fundo de maneio?

 

Por muito que tenha um conhecimento transversal da sua empresa e um planeamento bem executado, não consegue adivinhar o futuro, certo? Era ótimo, mas a realidade é que é muito difícil ter o controlo completo dos eventos futuros e a gestão de tesouraria não é isenta de incertezas, muito pelo contrário. Mas pode sempre tentar prevenir-se e atenuar os efeitos que as situações imprevistas podem ter. É aqui que entra o fundo de maneio.

 

O fundo de maneio consiste numa salvaguarda que todas as empresas devem ter e que lhes permite prevenir e minimizar os efeitos disruptivos dos referidos imprevistos e as consequentes falhas de tesouraria, gerando liquidez no curto prazo. Numa definição concreta, não é mais do que a capacidade que uma empresa tem de financiar o seu ciclo operacional e assegurar, no curto prazo, a sua atividade normal, traduzida pela diferença entre os ativos circulantes e os passivos circulantes. Simplificando, o fundo de maneio é calculado através da seguinte fórmula:

 

Fundo de maneio = Ativo corrente – Passivo corrente

 

Trocando por miúdos, o ativo corrente inclui todos os valores que a empresa espera que gerem entradas financeiras no curto prazo, como as dívidas de clientes, as existências e as disponibilidades de caixa; já o passivo corrente representa todos os encargos a serem pagos no mesmo espaço temporal, como as dívidas a fornecedores, impostos, salários ou empréstimos bancários.

 

O fundo de maneio permite saber o estado da saúde operacional da empresa, no sentido em que um fundo de maneio negativo significa que a empresa não terá fundos para manter a sua atividade operacional, havendo falha de liquidez.

 

Formas de controlar o seu investimento em fundo de maneio

 

Existem muitas medidas que pode tomar para controlar e reduzir as suas necessidades de fundo de maneio, sendo que estas variam muito não só de empresa para empresa, como também na própria empresa ao longo do tempo. Idealmente, e tendo em conta a fórmula de cálculo, a sua empresa deveria receber no mínimo tempo possível e pagar no máximo tempo possível, mantendo as existências num valor mínimo.

 

Abaixo apresentamos as três medidas principais para reduzir o seu investimento em fundo de maneio, aquelas que mais diretamente afetam a sua atividade, especialmente se gere uma pequena empresa.

 

Controle os prazos de recebimento

 

Quanto mais tempo as dívidas demorarem a ser cobradas, maior será a necessidade de investimento em fundo de maneio. Este é, talvez, o “calcanhar de Aquiles” de grande parte das empresas, e não só das mais pequenas: a eficiência nas cobranças de dívidas. Nenhuma empresa pode fazer uma fatura e esperar receber o montante automaticamente à data do vencimento; é importante saber quais são os seus clientes mais cumpridores e quais os que precisam mais do seu esforço para receber o montante em dívida e ter isso em consideração para o fundo de maneio.

 

Contudo, há algumas medidas que pode tomar para facilitar este processo. Por exemplo, seja claro quanto aos prazos de pagamento aquando da entrega do seu orçamento e faça questão de que essa e outras condições sejam claras no contrato ou na fatura; pode até negociar com o seu cliente um desconto de pronto pagamento para adiantar o recebimento. Por outro lado, seja veloz na emissão da fatura para que não haja pretextos para atrasos e facilite o processo de pagamento ao seu cliente, pois, quanto menos entraves ele encontrar, mais predisposto vai ficar para lhe pagar.

 

Controle os prazos de pagamento

 

Como referido, quanto mais alargados forem os prazos de pagamento a fornecedores, menor será a necessidade de investimento em fundo de maneio. Para uma pequena empresa, principalmente se estiver a começar, conseguir prazos de pagamento alargados será possivelmente mais complicado, não só pela falta de confiança, como também pela necessidade de liquidez do fornecedor – como uma pequena empresa necessitará, possivelmente, de comprar quantidades menores, por vezes, poderá ter de recorrer a fornecedores que, em si, também são pequenas empresas.

 

Alternativamente, se a sua posição de tesouraria permitir, pode tentar negociar descontos de pronto pagamento e, assim, reduzir o peso dessas faturas nas suas despesas.

 

Controle as quantidades de stocks

 

Tendo em conta a fórmula de cálculo, o ideal seria manter os níveis de inventário – desde matérias-primas a produtos acabados – no estritamente necessário. Claro que é mais fácil dizer do que fazer, pois não depende só da sua empresa. Grande parte das vezes, depende dos seus fornecedores, que exigem quantidades mínimas para produzir algo, ou cujos preços variam com a quantidade e, para obter melhor preço, necessita de encomendar uma quantidade superior. Tenha em atenção se o desconto de quantidade compensa o custo de manutenção e financiamento das quantidades extra de stock.

 

Numa pequena empresa, pode tentar produzir conforme as necessidades ou encomendas. Numa empresa industrial, por exemplo, se não conseguir melhor negócio junto dos fornecedores de matérias-primas, pode tentar reduzir o stock de produto acabado e, assim, reduzir o custo da mão-de-obra necessária. Mas atenção: principalmente ao trabalhar com quantidades de stock inferiores, é muito importante ter sempre na ponta da língua as existências para que não lhe falhe nada.

 

O Jasmin ajuda-o na gestão de fundo de maneio

 

Se tem uma pequena ou média empresa, o Jasmin é o software de gestão para si. Funciona na cloud de forma a que possa ter à mão toda a informação de que necessita, a toda a hora, em qualquer lugar.

 

Com integração de orçamentos e encomendas, não precisa de deixar nenhum cliente à espera, pois o Jasmin permite-lhe fazer uma fatura em poucos minutos, ao importá-la do orçamento aprovado, e enviá-la diretamente para o email do cliente. Além disso, com o módulo de pagamentos online, permite-lhe adiantar os seus recebimentos, oferecendo ao seu cliente várias opções para proceder ao pagamento da sua fatura em poucos cliques, seja por multibanco, por PayPal ou por cartão de crédito.

 

Graças à sua forte vertente de inteligência artificial, o Jasmin permite-lhe também inserir todas as despesas em pouquíssimo tempo, bastando importar uma fotografia da fatura original, pelo que não há desculpa para não ter sempre as despesas atualizada. E, melhor, como está tudo na cloud, essa informação está à distância de um simples smartphone.

Adira ao Jasmin sem custos e veja tudo o que ele pode fazer por si!

O que é o Agile e porque deveria usar esta metodologia?

Posted on by Mariana Pimentel Gomes

O Agile é um conceito global que ajuda as empresas a projetar e construir o produto certo. Com origem na indústria de IT, é uma buzzword que descreve um método alternativo de desenvolvimento de software.

 

À medida que o mundo se altera – especialmente todo o ecossistema dos negócios –, também os métodos de trabalho sofrem mudanças significativas, nomeadamente nas formas de organizar, analisar e desenvolver projetos. Aqui, surge a metodologia Agile.

 

O que é a metodologia Agile?

 

Dificuldades em cumprir prazos, falta de integração entre os colaboradores e a equipa, requisitos do produto diferentes do pedido originalmente. Na gestão de projetos é comum enfrentar estes desafios. Pensada para desenvolver projetos que exigem rapidez e flexibilidade, a metodologia Agile já se converteu numa filosofia de trabalho e organização.

 

Responder aos pedidos dos clientes de forma dinâmica, com grande flexibilidade e alta produtividade não é uma tarefa simples. A metodologia Agile surge como uma alternativa aos obstáculos enfrentados pelo desenvolvimento de software com a utilização de técnicas de gestão tradicionais.

 

Este modelo assenta numa abordagem interativa. Caracteriza-se por dividir cada projeto em pequenas partes que devem ser completadas semanalmente – ou em curtos períodos de tempo. Assim, torna-se mais simples compreender prioridades e introduzir mudanças no desenvolvimento do projeto, caso seja necessário.

 

Trata-se, no fundo, de um modelo de trabalho em equipa, pensado para levar a cabo projetos organizados segundo os objetivos e necessidades dos clientes.

 

Agile: da indústria de software para o universo da gestão

 

Este modelo surgiu em 2001 pelas mãos de 17 developers que tinham em vista resultados tangíveis, com a implementação de novos processos e técnicas de trabalho. Surge, então, o manifesto Agile, um modelo que promove a planificação, os resultados e a melhoria contínua.

 

Os 4 valores do manifesto Agile

 

  • Valorizar mais indivíduos e interações ao invés de processos e ferramentas;
  • Valorizar o software em funcionamento ao invés da documentação abrangente;
  • Valorizar a colaboração com o cliente ao invés da negociação de contratos;
  • Valorizar a resposta à mudança em vez de seguir um plano.

Daqui, foram criados 12 princípios de desenvolvimento de software com base na metodologia Agile:

 

  1. Proporcionar satisfação ao cliente, fornecendo, continuamente, software com valor;
  2. Aceitar sempre as mudanças de requisitos, não importa em que estado se encontre o projeto;
  3. Entregar software funcional no menor período de tempo possível;
  4. Tanto os developers como os gestores devem trabalhar juntos, diariamente, durante toda a duração do projeto;
  5. A informação é melhor transmitida entre as partes em conversas presenciais;
  6. Motivar as pessoas a desenvolver o projeto, criando um ambiente de apreciação e autonomia necessários;
  7. O software em funcionamento é a principal medida de progresso;
  8. O processo Agile promove o desenvolvimento sustentável;
  9. A atenção contínua à excelência e qualidade no desenvolvimento técnico e design aumentam a agilidade;
  10. Simplicidade é uma parte vital da gestão ágil eficaz;
  11. Equipas auto-organizadas produzem melhor arquitetura, requisitos e design;
  12. As equipas devem refletir através de inspeção e adaptação para serem mais efetivas.

Utilização sem fronteiras

 

As fronteiras das empresas de desenvolvimento de software foram ultrapassadas, pouco tempo após a publicação do manifesto e a consolidação da metodologia Agile. Hoje, as técnicas, pressupostos e filosofias deste método são aplicados em empresas de diversas outras áreas.

 

A popularização do Agile acabou, então, por criar subtipos para a gestão “ágil”, cada um com as suas particularidades: os “frameworks” ágeis.

 

Algumas “frameworks” utilizadas nas organizações

 

Como fruto dos valores e pressupostos da metodologia Agile, surgiram novas ferramentas – mais específicas – que assentam nos princípios ágeis e podem ser implementados em equipas ou empresas que querem adotar a metodologia Agile. Por essa razão, é fundamental que estes princípios sejam adaptados à realidade de cada departamento ou organização. Estes são os frameworks mais comuns:

 

Scrum

 

A metodologia Scrum caracteriza-se pela inovação, flexibilidade, competitividade e produtuividade. Estas são as características chave de uma metodologia que se baseia numa estrutura de desenvolvimento incremental. Assente no Scrum, o projeto desagrega-se em pequenas tarefas que se dividem em três etapas: análise, desenvolvimento e teste.

 

Kanban

 

A metodologia Kaban consiste na estrutura de um quadro ou diagrama com três colunas onde estão refletidas as tarefas pendentes, as tarefas em progresso e as tarefas terminadas. Este quadro deve estar disponível para todos os colaboradores da equipa para que todos tenham conhecimento do estado das tarefas. Além de se adaptar a quase todos os tipos de projeto, esta metodologia potencia a produtividade e eficiência da equipa.

 

Design Sprint

 

Esta framework consiste num processo de cinco dias, no qual devem ser resolvidas todas as questões relacionadas com o design, protótipo e teste do produto. O objetivo passa por reduzir o trabalho de meses em poucos dias para que, ao terminar, seja possível obter toda a informação necessária para saber se o produto ou serviço está pronto para ser lançado ao mercado.

 

Quais as vantagens da metodologia Agile?

 

Além de se distanciar das tradicionais formas de gestão, desenvolvimento e implementação de projetos, a metodologia Agile apresenta outros benefícios:

 

Versatilidade

 

A organização do trabalho está orientada à concretização de objetivos reais e tangíveis. Desta forma, a equipa entrega a solução “pouco a pouco” e de forma contínua.

 

Transparência

 

O processo é 100% transparente, sendo que o cliente tem o controlo em todos os momentos, estabelecendo prioridades ou possíveis alterações.

 

Qualidade

 

Os erros reduzem-se ao mínimo, tendo em conta que a análise de todas as etapas é realizada com maior frequência, melhorando a experiência e a qualidade do produto.

 

Compromisso

 

Apesar de ser realizado um processo de trabalho autónomo, a metodologia Agile envolve o trabalho em equipa. Isto impulsiona o compromisso de todos no mesmo projeto.

 

Produtividade

 

Com maior dinâmica e processos ajustados à realidade empresarial, são definidos objetivos e prazos concretos, o que melhora, significativamente, a produtividade.

 

Gestão mais ágil, resultados otimizados

 

Além de uma organização estratégica de processos, é fundamental ter sempre todas as ferramentas necessárias para simplificar e automatizar a gestão do negócio.

 

Flexibilidade, produtividade, consistência e mobilidade são, hoje, as palavras de ordem para conduzir o negócio a outros patamares de sucesso. Para isso, é fundamental não descurar a gestão administrativa. O Jasmin, um software de gestão cloud, é o parceiro ideal para atingir as metas e objetivos de negócio.

 

A qualquer hora e em qualquer lugar, o Jasmin controla todos os aspetos do negócio, desde a faturação ao acompanhamento das contas correntes. E além de responder a todas as obrigações legais e fiscais, é grátis para quem está a começar.

 

Experimente o Jasmin Express e tenha todas as ferramentas para a gestão do seu negócio na mão.

 

6 dicas para criar um pequeno negócio de sucesso

Posted on by Mariana Pimentel Gomes

Criar o seu próprio negócio é um sonho de muitos, mas a dificuldade em saber por onde começar, quais serão os imprevistos e os riscos inerentes, muitas vezes, colocam esse sonho em pausa. Neste artigo, reunimos algumas dicas para ajudar nessa jornada.

 

1. Encontre algo que gosta de fazer

 

Quando pensa em abrir o seu negócio, certamente procura realização profissional e pessoal, a liberdade de poder tomar as suas próprias decisões, um crescimento a nível financeiro, entre muitos outros fatores, pelo que não será algo para começar a abandonar logo de seguida. Tal significa que é importante que escolha uma atividade da qual não se vai cansar rapidamente.

 

Parece algo utópico, mas, para que o seu pequeno negócio tenha sucesso, é importante que se centre em algo que gosta de fazer, em que o seu conhecimento e as suas competências profissionais, pessoais e sociais se destaquem. Claro que a isto é essencial juntar o mercado, procurando que o seu negócio solucione problemas ou satisfaça necessidades existentes em algum segmento.

 

Encontrar o equilíbrio entre aquilo que gosta de fazer e o que o mercado procura é uma boa base para o bom desenvolvimento e o sucesso do seu negócio e para a sua realização pessoal.

 

2. Planeamento é chave: faça um plano de negócios

 

Por muitas competências e aptidões que tenha, para ter sucesso num negócio, seja pequeno ou grande, o planeamento é essencial para saber quais são os seus objetivos de curto, médio e longo prazo, quais as ações necessárias para os atingir e em que prazos. Para isso, é importante ter um plano de negócios.

 

O plano de negócios é o documento escrito em que irá detalhar os principais aspetos do seu negócio, descrevendo-o e explicitando a estratégia a ser seguida, os produtos e/ou serviços que irá oferecer, qual será o seu público-alvo e a respetiva caracterização no mercado em que vai localizar/atuar, bem como a concorrência existente, e quais serão os meios de publicidade a usar, incluindo também um planeamento financeiro com as respetivas projeções tendo em conta o crescimento previsto.

 

O plano de negócios é uma forma de colocar o seu negócio por escrito, não deixando nada ao acaso e servindo para estruturar as suas operações, sem se esquecer dos objetivos que definiu.

 

3. Conheça os aspetos legais inerentes ao seu negócio

 

Conhecer a legislação aplicável em termos de formas jurídicas dos negócios, impostos e outras obrigações fiscais e licenciamentos necessários não só permitirá ter o seu negócio legal, como serão fatores decisivos na tomada de decisões.

 

Abertura do negócio

 

As especificidades a nível legal começam logo com a própria abertura do negócio, que pode fazer ao abrir uma empresa (pessoa coletiva) ou ao abrir atividade como trabalhador independente. É importante que se informe sobre as implicações de cada opção, pois dela vão depender as suas obrigações fiscais, bem como dos trâmites para o fazer.

 

Licenciamento

 

Além disso, certos negócios têm especificidades que implicam o pedido de licenças para poderem operar ou são abrangidos pelo regime de licenciamento zero e têm comunicações prévias a fazer, ao passo que outros têm a vida mais facilitada nesse sentido. Deve saber qual é a situação do seu.

 

Obrigações fiscais

 

Fora esses trâmites, as obrigações declarativas à Autoridade Tributária e à Segurança Social, bem como os respetivos impostos e contribuições a pagar interferem diretamente no planeamento financeiro do seu pequeno negócio (sendo que as obrigações das empresas e as obrigações dos trabalhadores independentes diferem). Se não contar com isso, pode ver a sua viabilidade em risco.

 

4. Defina as suas fontes de financiamento para os investimentos necessários

 

Nenhum negócio arranca sem capital e, tendo o seu plano de negócios com o respetivo planeamento financeiro, saberá qual será o capital necessário que terá de ser investido para poder começar. Pode começar com capital próprio – dinheiro ou até bens –, com um empréstimo ou ambos.

 

No que toca ao financiamento e não só, pode ainda ter em conta que existem diversos apoios públicos ao empreendedorismo para incentivar o crescimento da economia e a criação de empregos.

 

5. Prepare-se para as mudanças no mercado

 

Nenhum mercado é estático e, mesmo que escolha uma atividade que adore, é importante não se prender demasiado à forma como a delineou e ter alguma abertura para acompanhar as modificações alheias a si que possam existir.

 

Prepare-se para ouvir o feedback dos seus clientes – afinal, sem eles o seu negócio muito dificilmente sobrevive –, aprenda com os dados recolhidos e adapte-se, seja mudando o modelo de negócio, a estratégia de preços, a sua plataforma de vendas ou até a própria forma de comunicar com o seu público-alvo.

 

6. Utilize meios que lhe permitam uma boa gestão diária do seu negócio

 

Por último, mas não menos importante, a gestão do seu negócio é o que lhe vai permitir que ele cresça para que possa cumprir e ultrapassar os seus objetivos e até definir novos. Por isso, deve optar por meios que lhe permitam aumentar a eficiência sem perder a qualidade da informação. Ferramentas que lhe permitem isso são, por exemplo, software de ERP e CRM.

 

Um software de ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que facilita a gestão integrada de todos os aspetos de um negócio numa única plataforma, onde pode faturar aos seus clientes, gerir stocks, compras e contas correntes e controlar os seus resultados. Permite ainda a automatização de diversos procedimentos, ao permitir a integração e duplicação de documentos, contribuindo para o aumento da produtividade e a eliminação de erros que resultem daí.

 

Um software de CRM (Customer Relationship Management) ajuda na gestão dos seus clientes desde o primeiro contacto até ao término da relação, de forma integrada, numa plataforma que permite armazenar todos os seus detalhes e acompanhar todas as interações, desde chamadas e emails, a orçamentos e vendas.

 

Cegid Jasmin: o parceiro de gestão certo para o arranque da sua empresa

 

Como referimos, o seu pequeno negócio precisa de muita atenção e de uma gestão aprimorada para poder crescer com saúde. Pensado para dar resposta às necessidades de gestão de empreendedores e PME, o Cegid Jasmin é o parceiro de que necessita para controlar todas as operações.

 

Com o Cegid Jasmin não só pode faturar, gerir as suas compras e os seus stocks, controlar as suas contas correntes e monitorizar a evolução dos seus resultados, como pode fazê-lo em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

 

Para que possa começar com segurança, o Cegid Jasmin é ainda gratuito durante os primeiros 30.000 euros de faturação. Experimente já!

Como melhorar a gestão de despesas do seu negócio?

Posted on by Lara Costa

Quando o objetivo é ter um negócio rentável e valorizado, a gestão de despesas tem de ser uma preocupação primordial. Um volume de faturação elevado no seu negócio não serve para nada se tem mais do que esse valor em despesas e/ou não está a atingir uma margem de lucro que lhe permita subsistir.

 

Neste artigo, deixamos algumas boas práticas para que consiga não só ter conta de todas as suas despesas, como também implementar meios de as reduzir, quando necessário, começando a traçar um caminho certo em direção à rentabilidade.

 

Porque é importante ter uma gestão de despesas eficiente?

 

A quantidade de despesas necessárias à manutenção de um negócio é grande e, se não forem geridas, de preferência, de forma eficiente, é muito fácil perder-lhes o rasto – e, se for o caso de ter contratos assinados, podem ser difíceis correções imediatas.

 

Quando se fala em despesas, é importante ter em consideração não só as previsíveis do dia a dia, mas também as imprevistas (como multas, por exemplo) e aquelas que derivam de obrigações fiscais, que, por sua vez, só podem ser previstas se tiver controlo sobre as suas receitas e despesas. 

 

Ter uma gestão de despesas eficiente é importante por vários motivos:

  • ajuda a ter controlo mais apertado sobre a gestão financeira da empresa;
  • permite identificar áreas em que as despesas podem ser reduzidas ou são desnecessárias, podendo ser eliminadas;
  • permite tomar decisões mais rápidas, com base em informação em tempo real (ou quase real), em relação à eliminação de despesas ou a respetiva realocação;
  • assegura que as políticas de gastos da empresa são cumpridas, evitando o excesso de despesas;
  • contribui para o aumento a rentabilidade do negócio.

 

Como melhorar a sua gestão de despesas

 

A gestão de todas as despesas pode ser uma tarefa bastante complexa – ou seria, se não existissem algumas boas-práticas que pode adotar para o seu negócio para uma gestão ágil, precisa e eficiente.

 

Estabelecer uma política de gastos

 

Definir e comunicar uma política clara, bem como reforçar a necessidade do seu cumprimento, é um passo certo em direção a uma boa gestão de despesas, já que dá aos colaboradores envolvidos um guia de regras para poderem seguir.

 

Esta política deve incluir tanto as despesas que são aceites e as que podem ser reembolsadas quando suportadas pelos funcionários (sem esquecer as normas tributárias), como as que não o são, como despesas pessoais, por exemplo. Além disso, deve definir quais os trâmites necessários, se for o caso, para ser solicitada a aprovação das despesas ao departamento financeiro.

 

Categorizar as despesas

 

Gerir todas as despesas de um negócio requer saber de que despesas se tratam. A melhor forma de conseguir um controlo mais aprimorado é categorizá-las, dividindo-as em rubricas claras – pode, inclusivamente, dividir por tipo de despesa e por área da empresa.

 

Esta categorização permite não só ter os seus dados financeiros mais organizados, como também lhe servirá de base para fazer uma orçamentação mensal e anual. Assim, poderá mais facilmente perceber onde está a ser gasto o dinheiro e identificar em que rubricas/áreas pode poupar, seja por decréscimo ou por realocação estratégica.

 

Por outro lado, ao ter categorias de despesas claras, será mais fácil o estabelecimento de uma política de gastos que todos percebam e cumpram.

 

Manter um registo atualizado das despesas e recolher os respetivos documentos

 

Uma gestão de despesas eficiente tem de contar com um registo permanentemente atualizado de todos os valores gastos, bem como com a presença de todas as faturas e outros comprovativos. Assim, é-lhe possível saber a qualquer momento se estas estão dentro do planeado e se a política de gastos está a ser cumprida, ao mesmo tempo que garante que não haverá problemas fiscais e contabilísticos no seu registo.

 

Fazer uma análise regular das despesas feitas

 

Nenhum negócio em funcionamento é estático, o que significa que o que é realidade hoje pode não ser dentro de uns meses. Para manter as suas despesas adequadamente geridas, é importante que avalie regularmente a sua pertinência em função dos objetivos estratégicos da empresa, o que, mais uma vez, tem de ter em conta não só o tipo de despesa como a área a que esta está alocada.

 

Pela mesma lógica, o mercado também muda e é importante reavaliar os preços e os fornecedores em busca de soluções mais vantajosas ao seu negócio.

 

Automatizar o registo e o reporte de despesas

 

Se o objetivo é não perder noção das despesas em que o seu negócio incorre, conhecendo-as por categoria e de forma atualizada, podendo extrapolar dados para análises e possíveis correções, o melhor é largar os registos manuais e automatizar o seu registo e reporte com um software de gestão.

 

Especificamente, o software de gestão Cegid Jasmin permite registar todas as despesas, gastos e compras de forma organizada e centralizada, inclusivamente através da simples submissão de uma fotografia do documento original. Isto com ligação à gestão de tesouraria, para que não só saiba a qualquer momento quais as despesas registadas por categoria, como também quais delas estão efetivamente liquidadas.

 

Com o Cegid Jasmin pode extrair mapas de despesas e receitas por rubrica ou, em alternativa, emitir demonstrações de resultados para uma análise mais abrangente, tendo em conta todas as facetas do seu negócio, incluindo vendas e compras de inventários.

 

Mais ainda, como funciona na cloud e permite acesso a vários utilizadores, a qualquer hora, todas as partes envolvidas na gestão de despesas têm acesso à mesma informação atualizada.

 

Não perca mais tempo e comece desde já a gerir as suas despesas eficientemente: pode experimentar o Cegid Jasmin gratuitamente até atingir 30.000 euros de faturação!

Big Data Analytics: o que é e porque é importante?

Posted on by Lara Costa

A cada dia que passa, são cada vez mais os dados produzidos a nível mundial. De forma a tirar maior proveito para a organização de toda a informação, é importante saber medi-los e interpretá-los para compreender o passado, interpretar o presente e prever o futuro, tarefa essa entregue ao Big Data Analytics.

 

O que é o Big Data?

 

O Big Data é um conceito que começou a ganhar força em 2000, quando a Google e a Yahoo começaram a usar este recurso para melhorar as suas plataformas e aumentar o alcance.

 

De forma resumida, descreve a quantidade e complexidade de dados estruturados e não estruturados que são gerados e armazenados a cada segundo (como logs de acesso, email, localizações, dados de redes sociais,entre outros) e que podem ser analisados e interpretados para para retirar insights que poderão apoiar a decisão estratégica nos negócios.

 

De forma a tirar valor desses dados, o Big Data centra-se em algumas bases conhecidas como os 5 V’s:

 

  • Volume – O Big Data permite um armazenamento de grandes volumes de informação com origem em várias fontes como sensores, dados comerciais, dados de redes sociais, entre outros.
  • Velocidade – Todos os dados recolhidos devem ser analisados com o máximo de velocidade possível de modo a apoiar a tomada de decisão no momento certo.
  • Variedade – No Big Data são recolhidos uma grande quantidade de dados, com origem em várias fontes, que necessitam de ser estruturados e organizados.
  • Veracidade – Este pilar refere-se aos dados captados da dinâmica humana, como motores de pesquisa e redes sociais, uma vez que são entendidos como interações reais.
  • Valor – O Big Data tem a capacidade de distinguir dados e informações que apresentam um maior volume para o negócio.

Big Data Analytics – O que é?

 

O Big Data Analytics é o estudo de uma grande quantidade de dados com o objetivo de retirar padrões de comportamento, descobrir correlações desconhecidas, conhecer as tendências do mercado e descobrir as preferências dos consumidores.

 

Para isso, são usados modelos preditivos, algoritmos estatísticos e análises realizadas por sistemas analíticos de grande desempenho que permitem recolher, armazenar, processar, analisar e descobrir padrões nos dados recolhidos.

 

Tipos de Big Data Analytics

 

Quando falamos de Big Data Analytics, existem quatro tipos que devemos considerar:

 

  • Análise descritiva – Esta é a técnica que ocupa mais tempo na análise e que transmite um menor valor. Através desta análise, é possível perceber o que aconteceu no passado e ter uma ideia das tendências a explorar no futuro. Este é um tipo de análise focado em comparações e descrições e que pode ser útil para detetar padrões ou segmentar alguns dados.
  • Análise de diagnóstico – Quando se pretende saber porque algo aconteceu, este é o método correto a utilizar, pois permite analisar os indicadores de Churn (taxa de desistência dos clientes) ou tendências de utilização de um produto/serviço.
  • Análise preditiva – Esta é o tipo de análise mais utilizada. Através do uso de modelos preditivos, consegue prever o que irá acontecer em cenários específicos no futuro. Permite, por exemplo, perceber quais os melhores produtos a comercializar ou o risco de perda de cliente.
  • Análise prescritiva – Considerada a mais valiosa, mas também a análise menos usada, a prescritiva é aquela que consegue transmitir mais valor para a organização. É baseada em procedimentos autónomos ou testes A/B e sugere processos que permitem tirar o máximo proveito/valor do caso analisado. Consegue prever, por exemplo, o melhor local num website para colocar um banner, qual a próxima ação para retenção do cliente ou qual o melhor posto de abastecimento para utilizar caso se pretenda fugir ao trânsito.

Vantagens de utilizar o Big Data Analytics

 

Ao utilizar um dos tipos de Big Data Analytics, as organizações poderão beneficiar das seguintes vantagens:

  • Redução de custos – A utilização de serviços cloud baseados em Big Data, permite reduzir os custos associados ao armazenamento de grandes quantidades de ficheiros na organização.
  • Melhoria do processo de decisão – Através do Big Data Analytics, os decisores poderão ter à sua disposição uma grande quantidade de dados resultantes da análise do histórico e da previsão de futuras ações.
  • Melhorar ou criar novos produtos e serviços – Através da análise das tendências e das necessidades dos clientes, as empresas podem melhorar ou desenvolver novos produtos e serviços otimizados para oferecer real valor ao seu público-alvo específico.
  • Deteção de fraude – O Big Data Analytics é também muito utilizado por instituições financeiras para prevenir as fraudes.

Num mundo cada vez mais repleto de dados, o Big Data Analytics será uma das ferramentas chave para o crescimento das organizações, para a melhoria da relação com o cliente e para o melhoramento dos produtos ou serviços.

 

Antes de tomar uma decisão, o gestor pode ter na sua posse o desfecho de todos os cenários possíveis, permitindo minimizar o risco de erro e aumentar a probabilidade de sucesso de cada ação.

 

A pensar nisso, o Cegid Jasmin lançou um conjunto de insights de negócios que apoiam os empreendedores na apoio à tomada de decisão – produz informação que aumenta a perceção do gestor sobre o que está a acontecer. É a informação a vir ter consigo em vez de ter de ir à procura, sem esforço.

 

Comece já a tomar melhores decisões para o seu negócio: experimente já o Cegid Jasmin Express! 100% cloud, certificado pela AT e gratuito, é o parceiro que o seu negócio precisa.

O que é a declaração mensal de remunerações?

Posted on by Lara Costa

A declaração mensal de remunerações é um documento que todas as entidades empregadoras têm a obrigação de apresentar perante a Segurança Social e a Autoridade Tributária e Aduaneira. A entrega desta declaração é, também, uma obrigação mensal das entidades devedoras de rendimentos de trabalho dependente sujeitos a IRS, perante a Administração Tributária e Aduaneira. 

 

Saiba a quem se destina, que informação deve conter, as datas de entrega, entre outras informações importantes.

 

Declaração mensal de remunerações: tudo o que precisa saber

 

A declaração mensal de remunerações é mais uma das obrigações mensais exigida às empresas. Nesta declaração devem constar  todas as remunerações pagas aos trabalhadores a vinculados à empresa. 

 

Fazem parte da Declaração Mensal de Remunerações todos os rendimentos de trabalho dependente sujeitos a descontos para a Segurança Social e IRS. Ou seja, os rendimentos destinados a pessoas singulares residentes em território português.

 

A Declaração Mensal de Remunerações deve ser entregue tanto à Segurança Social como à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), uma vez que é a partir dela que se aferem tanto as contribuições para a Segurança Social como os impostos.

 

Que informação deve conter a declaração mensal de remunerações?

 

Todos os meses, no momento da entrega da declaração mensal de remunerações, as entidades empregadoras têm que comunicar ao Estado o valor das remunerações sujeitas a descontos, os tempos de trabalho e a taxa contributiva aplicável referente a cada um dos seus funcionários.

 

Quem está obrigado a entregar a declaração mensal de remunerações?

 

  • Entidades empregadoras, inscritas no Sistema de Segurança Social, com um ou mais trabalhadores a cargo;
  • Entidades empregadoras com membros de órgãos estatutários remunerados;
  • Representantes legais das entidades contribuintes;
  • Pessoas singulares que sejam entidades empregadoras, com um ou mais trabalhadores a cargo.

 

Quem não tem de entregar a Declaração Mensal de Remunerações? 

 

Não são obrigadas a entregar a Declaração Mensal de Remunerações as entidades que não tenham trabalhadores a si vinculados. Simultaneamente, a obrigatoriedade existente cessa caso deixe de os ter, quando deixe de ter membros dos órgãos estatutários ou quando os últimos não sejam remunerados e descontem para outro sistema de proteção social obrigatório.

 

Onde entregar a declaração mensal de remunerações?

 

A entrega da declaração é feita online, na página da Segurança Social Direta ou no Portal das Finanças uma vez que ambas permitem a entrega dos documentos para as duas entidades.

 

No momento da entrega da Declaração Mensal de Remunerações, a entidade empregadora tem de preencher, relativamente a todos os seus trabalhadores dependentes, o valor das remunerações sujeitas a contribuições, os tempos de trabalho e a taxa contributiva aplicável.

 

As entidades empregadoras que tenham vinte ou mais funcionários ao seu serviço devem, obrigatoriamente, escolher a opção “Entregar ficheiro declaração de remunerações”. No caso das empresas com menos de vinte funcionários ao serviço, podem escolher uma das três opções:

 

  • “Entregar ficheiro declaração de remunerações”
  • “Entregar formulário declaração de remunerações pré-preenchido”
  • “Entregar formulário declaração de remunerações vazio”

Qual é a data limite para a entrega da declaração mensal de remunerações?

 

A declaração deve ser entregue, na página online, até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que dizem respeito as remunerações. Caso a data limite coincida com um fim-de-semana ou feriado, a entrega pode ser feita no dia útil seguinte.

 

Se for necessário corrigir a declaração após a entrega, é possível fazê-lo na declaração seguinte, com a indicação do mês a que as correções respeitam – se falhar este prazo, só será possível corrigir através de uma declaração autónoma, porém, será considerada como entregue fora do prazo.

 

É possível anular uma declaração mensal de remunerações?

 

Sim, contudo, para o efeito, é necessário que as empresas ou os seus representantes, solicitem a anulação ao serviço competente da área da sede da empresa. Para isso, será necessário apresentar documentos que fundamentem a anulação.

 

Erros, atrasos e falhas na declaração mensal de remunerações: quais são as penalizações?

 

  • Pessoa Singular: 1.250,00€ a 6.250,00€, se praticada por negligência; 2.500,00€ a 12.500, 00€, se praticada com dolo.
  • Pessoa Coletiva com menos de 50 trabalhadores: 1.875,00€ a 9.375, 00€, se praticada por negligência; 3.750,00€ a 18.750,00€, se praticada com dolo.
  • Pessoa Coletiva com 50 ou mais trabalhadores: 2.500,00€ a 12.500,00€, se praticada por negligência; 5.000, 00€ a 25.000,00€, se praticada com dolo.

 

Para saber mais informações sobre esta obrigação não deixe de consultar o Guia Prático – Declaração de Remunerações.

 

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