A redução de custos é uma parte importante para que qualquer negócio consiga uma gestão financeira eficaz. É um processo que passa por avaliar todas as áreas do negócio, para que se possa identificar e eliminar as despesas que são desnecessárias ou supérfluas.

No entanto, é importante que as estratégias envolvidas neste processo de redução de custos sejam pensadas e implementadas, de forma a não comprometer a qualidade do produto ou serviço e a satisfação dos clientes e funcionários.

Para que consiga uma redução de custos eficaz e eficiente no seu negócio, partilhamos neste artigo 7 estratégias.

1. Invista na gestão financeira e planeamento

Analise todos os processos do seu negócio e identifique quais são as falhas, as oportunidades de melhoria e os custos que são desnecessários. 

Organize e registe todas as receitas e despesas provenientes do seu negócio, por mais pequenas que estas possam ser. Este registo pode parecer inútil, contudo, é importante para que tenha uma visão mais abrangente daquela que é a situação financeira atual do seu negócio. Após este passo, pode então decidir que ações devem ser implementadas para maximizar o lucro empresarial e que custos desnecessários podem ser eliminados.

Um bom planeamento e gestão financeira permite avaliar qual está a ser o progresso da empresa, prever futuras receitas e custos e prevenir potenciais necessidades.

2. Defina um plano de redução de custos 

Após analisar a situação financeira do seu negócio e todas as áreas em que está a cometer custos excessivos, elabore um plano de redução de custos que seja exequível, adaptado à realidade da sua empresa e sustentável a médio e longo prazo. 

Neste plano devem constar os objetivos que cada departamento da empresa deve alcançar para que a redução de custos seja um sucesso. Com este plano detalhado, os funcionários serão capazes de perceber se estão a realizar as tarefas necessárias e a contribuir para a redução de custos.

3. Reveja contratos e negocie com fornecedores

Pode acontecer que existam contratos com fornecedores que estejam desatualizados ou que já não façam sentido para o seu negócio. Dedique tempo para os rever e analisar ao detalhe as condições contratuais que foram celebradas. Se achar que há contratos que necessitam ser atualizados e o seu fornecedor não estiver disposto a cooperar, peça orçamentos e compare os valores com os da concorrência. Contudo, tenha sempre em atenção que exista um equilíbrio entre a acessibilidade de preço e a qualidade do serviço ou produto que lhe é fornecido. 

Esta estratégia pode vir a traduzir-se em melhores condições contratuais e em preços mais baixos, reduzindo significativamente os custos ao longo do ano.

4. Aposte em tecnologia e equipamentos mais eficientes

Ao longo do tempo, a tecnologia evoluiu de forma drástica e as empresas viram-se na necessidade de inserir, no seu quotidiano, ferramentas tecnológicas e equipamentos mais eficientes, para se conseguirem destacar no seu mercado e responderem às constantes exigências dos seus clientes.

Apesar de, numa primeira instância, ser necessário investimento monetário, esta é uma excelente estratégia para a empresa otimizar tarefas mais demoradas e rotineiras, manter a competitividade e auxiliar os funcionários na gestão do seu tempo e aumento da eficiência no dia a dia. 

Antes de optar por este tipo de estratégia de redução de custos, a empresa tem de avaliar a relação custo-benefício, para perceber se este investimento em tecnologia e equipamento vai ser benéfico e se efetivamente permitirá uma redução de custos a médio e longo prazo.

5. Recorra ao outsourcing

Comece por identificar, no seu negócio, serviços que possam ser fornecidos externamente e liberte-se de tempo e de custos excessivos por os desenvolver internamente.  

Um dos maiores benefícios provenientes do outsourcing é a redução de custos relacionados à contratação e formação de trabalhadores. Além disso, permite que a empresa dedique toda a sua atenção àquelas que são as atividades fundamentais e que agregam valor ao negócio. 

A contabilidade, o marketing e os recursos humanos são alguns exemplos de áreas cujas tarefas são frequentemente delegadas a fornecedores externos. Ao optar por outsourcing, escolha um fornecedor que apoie o seu negócio e que ofereça as melhores garantias e qualidade.

6. Controle os custos associados a recursos humanos

A redução de custos é uma das maiores preocupações para um negócio e o departamento de recursos humanos desempenha um papel importante nesta diminuição.

Os processos de recrutamento, as remunerações e as ações de formação de trabalhadores são alguns exemplos de processos de recursos humanos que têm influência direta nos custos de um negócio. Para reduzir custos altos provenientes deste departamento, a empresa pode:

• adotar medidas que invistam nos seus trabalhadores e incentivem a retenção de talento interno, de forma a evitar custos elevados associados ao recrutamento e seleção;
• controlar as horas extras;
• beneficiar os trabalhadores que contribuem ativamente para a redução de custos;
• adotar metodologias de trabalho que promovam a flexibilidade e a motivação no ambiente de trabalho.

7. Implemente e cultive uma cultura de poupança

A par com todas as estratégias mencionadas anteriormente, só será efetivamente possível reduzir custos no seu negócio se todos os trabalhadores caminharem no mesmo sentido. Portanto, torna-se importante ouvir os inputs dos seus funcionários e tê-los em consideração quando tomar decisões; só assim conseguirá reduzir a resistência à mudança e estabelecer uma cultura onde todos estão dispostos a reunir esforços para garantir com sucesso uma redução de custos eficiente e eficaz.

Cegid Jasmin: o parceiro ideal para apoiar o seu negócio numa redução de custos significativa

O Cegid Jasmin pode ser o seu melhor amigo ao implementar estas estratégias de redução de custos, pois permite ter uma visão clara e em tempo real daquelas que são as receitas e identificar quais as áreas do seu negócio que precisam de maior atenção.

A redução de custos é um processo permanente e que envolve ajustes contínuos, por isso, apoie-se no Cegid Jasmin, com a sua aprendizagem contínua por Machine Learning e mecanismos de Big Data, para tomar decisões acertadas que alavanquem a produtividade do seu negócio. Experimente já e beneficie do apoio do Cegid Jasmin gratuitamente durante os primeiros 30.000 euros de faturação!