Quando uma empresa necessita de um serviço esporádico ou não encontra rentabilidade em criar um departamento interno ou contratar uma pessoa para determinadas atividades, pode recorrer ao outsourcing. Esta é uma estratégia que, consoante cada negócio, pode ser mais ou menos vantajosa e, por isso, exploramos neste artigo os seus benefícios e desvantagens.

O que é outsourcing?

Outsourcing é um estrangeirismo que resulta da junção de duas palavras em inglês: “out”, cujo significado é “fora”, e “source”, que significa “fonte”, o que, traduzido à letra, significa recorrer a uma fonte de fora (externa). É, por vezes, traduzido por terceirização, embora seja mais usual usar o termo original. 

Outsourcing é uma prática recorrente nos negócios através da qual uma empresa, ou mesmo um trabalhador independente, contrata uma parte externa para prestar serviços ou produzir certos bens que normalmente prestaria ou produziria internamente com os seus próprios recursos, delegando assim algum do seu trabalho.

Este trabalho pode tanto ser prestado nas instalações da empresa contratante, como pode ser prestado nas instalações da parte contratada, usando os seus meios e mão-de-obra, dependendo do tipo de trabalho e acordo feito.

 Apesar de poder ter algumas limitações, o outsourcing é usado muitas vezes para distribuir trabalho secundário, de modo a que a empresa se possa concentrar nas operações mais importantes, como uma forma de reduzir custos que seriam muito superiores ao contratar internamente ou mesmo por preferir recorrer a um terceiro especialista em determinada matéria.

Exemplos de outsourcing

Consoante a sua estratégia e as suas necessidades, uma empresa pode fazer outsourcing de trabalhos ou serviços específicos, tanto como pode subcontratar departamentos inteiros em que não veja vantagem em ter internamente. São exemplos muito frequentes:

• a subcontratação de determinadas peças ou partes de peças (por exemplo, de roupas com componentes informáticos) a um fabricante externo, para as quais a empresa não tenha capacidade ou disponibilidade;
• a contratação do serviço de contabilidade a um escritório de contabilidade em vez de contratar um contabilista;
• a contratação de uma empresa especializada em recursos humanos para fazer a triagem e/ou selecionar candidatos;
• a delegação do marketing da empresa a uma agência especializada (ou profissional especializado), em vez de ou em cooperação com o departamento de marketing interno.

Benefícios de recorrer ao outsourcing

Um negócio poderá recorrer a outsourcing na medida em que isso seja favorável às suas condições, aos seus padrões de qualidade, aos seus custos e aos seus prazos. Alguns benefícios do outsourcing incluem:

Redução de custos

Contratar pessoas internas representa custos elevados, principalmente se for para tarefas esporádicas ou tarefas que não sejam as mais essenciais à empresa. O outsourcing de certas atividades nas quais uma empresa externa pode ter mais experiência e eficiência, conseguindo baixar os seus próprios custos, pode ser a alternativa com custos de mão-de-obra e de produção mais baixos.

Acesso a tecnologia

O outsourcing de profissionais especializados em determinadas atividades traz consigo o acesso a tecnologias que, caso contrário, representariam um custo maior para a sua empresa do que o ganho associado.

Acesso a mão-de-obra qualificada

O outsourcing também pode ser a alternativa quando a empresa não encontra no mercado mão-de-obra qualificada e com a experiência pretendida para contratação interna.

Concentração nas tarefas fulcrais

Ao fazer outsourcing e delegando tarefas secundárias ou mais pequenas a terceiros que ofereçam o mesmo grau de qualidade (ou até superior), a sua empresa poderá concentrar os recursos humanos nas tarefas fulcrais, aumentando a produtividade e a eficiência e melhorando o produto final.

Redução de tempos de produção e entrega

Uma vez que a sua empresa se concentra nas suas tarefas principais e uma empresa terceira especializada se dedica às restantes, cada parte será mais eficiente e competitiva, podendo reduzir os tempos de produção e, assim, entregar os produtos ou terminar os serviços mais rápido.

Poupança na formação de pessoal

Quando entram funcionários nas organizações, é necessário formá-los em relação à cultura da empresa e ao trabalho em si, tendo em conta a situação atual. Ao fazer outsourcing para as mesmas funções, esse tempo é poupado.

Além disso, ao fazer outsourcing não necessita de se preocupar com as horas de formação obrigatórias, uma vez que são da responsabilidade da empresa contratada.

Desvantagens de recorrer ao outsourcing

Apesar de ter várias vantagens associadas, recorrer ao outsourcing pode ter alguns riscos.

Menor controlo das tarefas e dos prazos

Fazer o outsourcing de uma atividade implica confiança na parte contratada, mas também implica que não há tanto controlo das tarefas e da sua qualidade (a menos que sejam elaboradas dentro das instalações da contratante) e dos prazos de entrega.

Maior dificuldade de comunicação

Um pouco ligado ao ponto anterior, principalmente se o trabalho for efetuado à distância – e ainda mais se for em países diferentes –, não há a facilidade de comunicação que existe com uma equipa dentro de portas, já habituada aos processos internos, o que pode levar a um agravamento dos prazos.

Maior preocupação com questões legais

Para proteger os interesses comerciais de cada parte e tentar que os acordos sejam cumpridos, poderá ser necessário recorrer a contratos onde se estipulem as condições, o que requer tempo e controlo.

Maior dificuldade na proteção de dados

Dependendo das atividades, pode existir divulgação de dados de terceiros, como de clientes, entre a empresa que contrata e a empresa que presta o serviço. Mesmo que só sejam transmitidos os dados essenciais, há sempre o risco de a parte terceira não cumprir com os padrões de respeito pela confidencialidade.

Dependência de uma terceira parte

Por pequena que seja, existe a possibilidade de a parte contratada não entregar o produto ou serviço dentro do prazo, ou mesmo que desista de o terminar, ficando a parte que recorre ao outsourcing dependente da boa fé e do cumprimento das condições contratuais.

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