As guias de transporte devem ser emitidas sempre que se transporta mercadorias, e as faturas sempre que se fazem encomendas, certo? Nem sempre. As faturas e as guias de transporte são documentos diferentes, que em certos casos podem servir o mesmo propósito, ou ser utilizadas em conjunto.

Descubra o que é uma guia de transporte, quando deve ser usada, e quando pode ser substituída por uma fatura.

Tudo sobre guias de transporte

O que são guias de transporte?

As guias de transporte são documentos que acompanham a circulação, em território nacional, dos bens que possam ser objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA (com exceção das devidas exclusões previstas no artigo 3º do Regime de Bens em Circulação).

Consideram-se documentos de transporte:

• Faturas (mas não as faturas simplificadas);

• Guias de Remessa;

• Guias de Transporte;

• Notas de Devolução;

• Documentos Equivalentes (guia de movimentação de ativos próprios, guias de consignação, folha de obra ou outros).

Confunde-se comummente as guias de remessa e as guias de transporte; no entanto, o primeiro é um documento que indica o envio de uma mercadoria, e o segundo deve acompanhar o seu transporte.

Em que situações se usam guias de transporte?

Deverão ser acompanhados de guias de transporte todos os bens em circulação, em território nacional, seja qual for a sua natureza ou espécie, que sejam objeto de operações realizadas por pessoas singulares ou coletivas que exerçam atividades de produção, comércio ou prestação de serviços.

Consideram-se, para estes efeitos, bens em circulação:

• todos os bens que se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, transformação, exposição, dos estabelecimentos de venda por grosso e a retalho ou de armazém, por motivo de transmissão onerosa, incluindo a troca, de transmissão gratuita, de devolução, de afetação a uso próprio, de entrega à experiência ou para fins de demonstração, ou de incorporação em prestações de serviços, de remessa à consignação ou de simples transferência;

• os bens encontrados em veículos nos atos de descarga ou transbordo, mesmo quando tenham lugar no interior dos estabelecimentos comerciais, lojas, armazéns ou recintos fechados, que não sejam casa de habitação;

• os bens expostos para venda em feiras e mercados.

As guias de transporte devem ser emitidas pelos remetentes ou detentores dos bens, sempre que sejam sujeitos passivos de IVA, singulares ou coletivos.

Que dados deve conter uma guia de transporte?

Os dados obrigatórios que constam das guias de transporte são:

• Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens e do destinatário;

• NIF do destinatário, quando este seja sujeito passivo de IVA - se o destinatário não for sujeito passivo de IVA, deve ser indicado na guia de transporte;

• designação comercial dos bens e quantidades;

• locais de carga e descarga;

• data e hora a que se inicia o transporte.

Veja mais sobre comunicação de inventários.

Como se cria uma guia de transporte?

Pode criar guias de transporte através de um software certificado, como o Jasmin.

Além disso, as guias de transporte têm de ser comunicadas à AT antes de sair com a mercadoria. No caso de serem impressas, devem ser impressas em triplicado e devem circular juntamente com a mercadoria. Caso opte por não imprimir a guia de remessa, tem de circular com o código atribuído a cada documento.

Note que no caso de o destinatário ou adquirente seja o consumidor final, não é necessário comunicar quaisquer documentos de transporte.

Guias de transporte ou faturas?

A fatura pode ser utilizada como documento de transporte, desde que nos elementos obrigatórios de uma fatura (referidos no n.º 5 do artigo 36.º do CIVA) se incluam os locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data e hora em que se inicia o transporte.

Sendo utilizada como documento de transporte, a fatura deve ser impressa em triplicado e deve circular com a mercadoria.

E já que falamos em faturas, sabe a diferença entre uma fatura e uma fatura-recibo?

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