Em 2012 alterou-se o regulamento de faturação, e surgiu um novo conceito: a Fatura Simplificada. Este documento foi introduzido para responder à obrigatoriedade de emissão de faturas em todas as transações comerciais, regra que entrou em vigor a 1 de janeiro 2013.

Mas exatamente o que é a fatura simplificada, qual o seu propósito, e em que situações pode ser utilizada?

Fatura simplificada – tudo o que ficou por saber

A 1 de janeiro de 2013 passou a ser obrigatório a emissão de fatura para todas as transmissões de bens e prestações de serviços, independentemente de quem compra e ainda que estes não a solicitem.

O que é a fatura simplificada?

A fatura simplificada veio substituir o anterior conceito de “talão de venda” e de dispensa de faturação. No entanto, a fatura simplificada inclui outros métodos de pagamento que não a dinheiro, ao contrário do talão de venda. As dispensas de faturação, por sua vez, caducaram em Março de 2013. Assim, o documento fatura simplificada passa a ter valor contabilístico.

Quando se pode emitir uma fatura simplificada?

Pode ser emitida uma fatura simplificada quando o imposto for devido em território nacional nas situações de:

• Transmissão de bens efetuada por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos, quando o valor da fatura for inferior a 1.000 euros;

• Transmissão de bens e prestação de serviços em que o montante da fatura não seja superior a 100 euros.

Quando a operação não se enquadrar em qualquer destas duas situações, o vendedor ou prestador de serviços deverá emitir uma fatura (não simplificada) nos termos do artigo 36º do CIVA.

É de ressaltar que quando a data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, ou os serviços foram realizados, e a data de emissão do documento não coincidirem, terá que ser emitida uma fatura e não uma fatura simplificada. O mesmo acontece quando a operação for isenta de IVA ou estiver enquadrada num regime especial (incluindo o de pequenos retalhistas).

Fatura vs. Fatura Simplificada: diferenças

A principal diferença entre a fatura e a fatura simplificada prende-se com os elementos que devem constar de cada um dos documentos.

As faturas devem conter todos os elementos previstos no nº 5 do artigo 36º do CIVA, nomeadamente a identificação do adquirente (nome e morada) e o NIF quando este for um sujeito passivo de IVA.

Já a fatura simplificada, emitida nas condições acima, não necessita de qualquer identificação, domicílio ou NIF do comprador não sujeito passivo, exceto no caso desse adquirente solicitar a inclusão desses elementos.

Se a transmissão de bens a um não sujeito passivo for igual ou superior a 1.000 euros, a fatura deverá conter obrigatoriamente o nome e domicílio desse comprador, sendo que o NIF nunca será obrigatório, exceto se esse adquirente o solicitar.

Na emissão de faturas simplificadas não será necessário colocar o nome ou domicílio, e o NIF apenas será obrigatório quando se tratar de um sujeito passivo de IVA e se identifique como tal, ou quando o adquirente for um não sujeito passivo e solicite a inclusão do NIF.

Além disso, uma fatura simplificada não serve como guia de transporte, ao passo que uma fatura, sim.

Conheça as diferenças entre uma fatura e uma fatura-recibo.

A fatura simplificada confere direito à dedução de IVA?

Se a fatura simplificada for emitida a um sujeito passivo de IVA, com a respetiva inclusão do NIF, esta fatura simplificada será considerada emitida na sua forma legal, podendo esse adquirente ter direito à dedução do IVA suportado.

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As faturas simplificadas devem ser comunicadas à AT?

Ao serem documentos legais comprovativos de trocas comerciais e conferindo direito à dedução de IVA, as faturas simplificadas devem ser comunicadas à AT, mensalmente, até dia 8 do mês seguinte à emissão.

Esta comunicação de faturas simplificadas deve ser efetuada através de transmissão eletrónica de dados, como:

• transmissão online (tempo real), efetuado através de um programa de faturação eletrónica;

• aplicação informática (a disponibilizar pela AT) que irá extrair os elementos das faturas do ficheiro SAFT-PT.

Para os sujeitos passivos que não estejam obrigados a produzir o ficheiro SAFT-PT dos sistemas informáticos de faturação, efetua-se:

• Por inserção direta no Portal das Finanças, através de aplicação ou sítio criado para o efeito;

• Por outra via eletrónica a definir em Portaria do ministro das Finanças.

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Que regras existem para a emissão de faturas simplificadas?

As faturas simplificadas podem ser:

• processadas por computador;

• emitidas em papel impresso em tipografias autorizadas (art. 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de junho);

• emitidas por outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas, desde que estes estejam adaptados com registo obrigatório das operações no rolo interno da fita da máquina ou com registo interno por cada transmissão de bens ou prestação de serviços.

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