Durante o ano tributário, são gerados diversos movimentos e transações e tomadas muitas decisões pelos gestores que é necessário colocar “no papel” no final do período para gerar informação a todas as partes interessadas, a começar pelos órgãos sociais das empresas, mas sem descurar a necessidade de cumprir as obrigações fiscais declarativas. É para isso que existe a prestação de contas.

O que é a prestação de contas?

A prestação de contas é o ato pelo qual as sociedades elaboram e dão a conhecer às partes interessadas os documentos anuais que demonstram a sua situação económica e financeira e os resultados das operações realizadas no ano anterior.

Estas partes interessadas incluem não só os órgãos sociais, como também o Estado e outras empresas que necessitem dessa informação para tomar decisões, uma vez que a prestação de contas é objeto de registo obrigatório, ficando a informação guardada na Base de Dados de Contas Anuais e acessível a consulta.

O dever de relatar a gestão e apresentar contas vem estabelecido no artigo 65.º do Código das Sociedades Comerciais. Segundo o artigo, são os membros da administração que devem elaborar e submeter aos órgãos competentes da sociedade o relatório de gestão, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas previstos na lei, relativos a cada exercício anual.

O registo da prestação de contas

Conforme o artigo 42.º do Código do Registo Comercial, o registo da prestação de contas consiste no depósito da informação que dela faz parte, por transmissão eletrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial. Esta obrigação de registo é integrada na e cumprida através da entrega da IES (Informação Empresarial Simplificada).

Deve ser incluída no registo da prestação de contas a informação presente nos seguintes documentos:

• Ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados;
• Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados;
• Demonstração dos resultados;
• Demonstração das alterações no capital próprio/património líquido;
• Demonstração de fluxos de caixa;
• Anexo às demonstrações financeiras;
• Certificação legal das contas;
• Parecer do órgão de fiscalização, quando existe.

Que entidades são obrigadas à prestação de contas?

São sujeitas ao registo da prestação de contas as seguintes entidades:

• as sociedades comerciais;
• as sociedades civis sob forma comercial;
• as sociedades anónimas europeias;
• as empresas públicas;
• as sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal (na parte respeitante à própria representação permanente);
• os estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.

Quem não tem de efetuar a prestação de contas?

Do acima se depreende que não são sujeitas à obrigatoriedade de registo de prestação de contas:

• as associações;
• as fundações;
• os empresários em nome individual;
• as cooperativas;
• os agrupamentos complementares de empresas;
• os agrupamentos europeus de interesse económico.

Como fazer o registo da prestação de contas?

O registo da prestação de contas, como referido acima, é efetuado através da entrega da IES. Fruto da implementação do programa SIMPLEX do Governo, a IES foi introduzida em 2007 (referente ao período de 2006) para simplificar procedimentos, cumprindo-se através de uma única entrega essencialmente cinco obrigações:

• para com a Autoridade Tributária, a de entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal;
• para com a Conservatória do Registo Comercial, a prestação de contas;
• para com o INE, o Banco de Portugal e a Direção-Geral das Atividades Económicas, a prestação de informação para fins estatísticos.

A entrega da IES – incluindo, portanto, o depósito da prestação de contas – deve ser exclusivamente por via digital, através do Portal das Finanças, pelo Contabilista Certificado da empresa. Esta deve ser efetuada após todos os documentos que contêm a informação necessária estarem preparados e aprovados.

A IES é constituída por vários anexos, além da sua folha de rosto. No que toca à prestação de contas, os anexos relevantes são os A, B e C, para o registo da prestação de contas individuais, os A1, B1 e C1, para o registo de prestação de contas consolidadas, e o I, destinado às contas anuais dos estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.

Prazo para registo da prestação de contas

O registo da prestação de contas deve ser efetuado até ao dia 15 do 7.º mês posterior à data do termo do período de tributação, o que, se o período de tributação da sua empresa coincide com o ano civil, corresponde ao dia 15 de julho.

Após entrega da IES, terá 5 dias úteis para efetuar o pagamento referente ao registo da prestação de contas (80 euros para os períodos a partir de 2012). De notar que a obrigação de registo da prestação de contas só se encontra cumprida após o pagamento da respetiva taxa.

Após o pagamento, receberá um código de acesso a uma nova Certidão Permanente, válido por 3 meses.

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