Gestão Pessoal

Como melhorar a capacidade de resolução de problemas

por Isabel Dias | 24 Abril, 2018

Sabia que existem formas simples de melhorar a sua capacidade de resolução de problemas? Torne-se um profissional mais produtivo, com técnicas simples que pode facilmente incorporar na sua rotina diária:

 

Aposte numa abordagem estruturada

 

Os problemas resolvem-se com método. Mais do que soluções brilhantes e fugazes, dependentes da criatividade de alguns, o mais importante para si e para quem o rodeia é seguir uma abordagem estruturada e lógica de resolução de problemas, aplicável a diferentes situações. Desta forma, independentemente da complexidade do problema, todos compreendem e respeitam a lógica por trás.

 

Existem incontáveis métodos de resolução de problemas, e todos passam sempre pelos seguintes passos:

 

  1. defina claramente o problema
  2. estabeleça uma métrica que represente o problema
  3. quantifique o estado atual e o objetivo (traduza o problema em números)
  4. identifique as causas do problema
  5. definir, testar e implementar as soluções
  6. verificar se o objetivo foi atingido

Torne os problemas visíveis

 

A melhor forma de identificar rapidamente os problemas é torná-los visíveis. Por isso, o Jasmin software de gestão permite a criação de dashboards e métricas sempre atualizadas e disponíveis. O objetivo é que se aperceba imediatamente se algum dos seus principais indiciadores estiver abaixo do esperado, para que possa reagir o mais depressa possível.

 

Preocupe-se com o fundamental

 

Vale a pena lutar esta batalha? Este problema é relevante e vale o tempo que vai despender nele? Foque-se no essencial e priorize bem os problemas que quer resolver.

 

Aposte em ferramentas que o libertem do trabalho mais repetivo-burocrático, facilmente automatizáveis com o software Jasmin, que permite controlar entradas e saídas de stock, cumprir as obrigações fiscais, emitir documentos em segundos e planear recebimentos e pagamentos.

 

Procure a causa raiz

 

Antes de assumir que a causa do problema está identificada, questione se está a tentar resolver a causa ou o sintoma. Para isso, pergunte “porquê”, várias vezes e em sequência, sim, como fazem as crianças, até estar satisfeito com a resposta, ou seja, até não haver nenhuma causa anterior para o problema. Concentre-se apenas em resolver as causas que estão na origem dos problemas, não nos sintomas.

 

Fale com dados

 

Não assuma nada, questione tudo. Recolha dados sobre os problemas antes de avançar para soluções. Algumas informações são fundamentais: Onde acontece o problema? Quantas vezes ocorreu? Tem impacto para o cliente? Onde é originado? Onde é detetado? Quando ocorre? Em que fases do processo? Qual o impacto financeiro? Aprenda a falar com dados, ou seja, a basear as conclusões e interpretações em números e factos, obtidos em primeira mão, não em interpretações.

 

Vá ao terreno

 

Saia do gabinete! Fale com as pessoas, obtenha opiniões diferentes. Passe tempo com quem está no terreno para ficar a conhecer em primeira mão o problema. Vai ver que as soluções se tornam mais simples e práticas e que provavelmente vai identificar muitos outros problemas de que ainda não se tinha lembrado.

 

Soluções simples e de baixo custo

 

Antes de avançar para grandes investimentos, lembre-se de que deve haver uma forma simples de testar o conceito e as soluções. Dica simples: mais vale uma solução imperfeita, do que a perfeição adiada.

 

Envolva as pessoas

 

Os problemas não são tabu! Promova a abertura para discutir os problemas de forma saudável dentro da equipa. Traga pessoas de diferentes níveis hierárquicos para o centro da discussão. Aprenda a moderar as discussões e a guiar as pessoas pelos passos da metodologia de resolução de problemas. Lembre-se: ninguém destrói algo que ajudou a construir.

 

Domine o problema

 

O problema desapareceu? Excelente! Mas será que está mesmo controlado? A causa raiz foi eliminada? Só há uma forma de saber: se o conseguir voltar a causar de forma controlada, parabéns! Problema dominado. Está em controlo sobre o que o originou. Até lá, não descanse de procurar as causas raiz e de as eliminar. Verifique sempre se atingiu o objetivo quantitativo a que se tinha proposto.

 

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