Tanto para fazer e o tempo parece tão pouco para tantas tarefas? Neste artigo vamos partilhar consigo 10 dicas de como gerir o tempo no trabalho para ser mais produtivo e sentir-se mais motivado.

Saber como gerir o tempo no trabalho de forma eficiente implica trabalhar mais inteligentemente e não obrigatoriamente durante mais horas. Ao invés de ser um funcionário robótico na abordagem das tarefas, há que ter espírito crítico sobre as mesmas, no sentido de perceber se algo pode ser feito de forma mais eficiente ou até mesmo eliminado.

Não importa quantas tarefas consegue realizar num único dia, mas sim como pode simplificar o método, tornando-o mais rápido e diminuindo cargas de stress excessivo junto de todos os envolvidos.

10 dicas de como gerir o tempo no trabalho

Todos temos algo que podemos melhorar, para podermos ser profissionalmente mais eficazes e pessoalmente mais felizes. Confira se já segue estas dicas para saber como gerir melhor o seu tempo no trabalho.

1. Priorizar tarefas

As tarefas mais importantes devem ser terminadas em primeiro lugar. Esta é a regra de ouro da gestão do tempo. Para começar a cumpri-la, todos os dias identifique as duas ou três tarefas que são as mais cruciais para serem concluídas e comece por realizá-las.  

2.Dormir bem

Durante pelo menos 7 ou 8 horas e não adianta sacrificar o sono em prol de mais horas livres para realizar tarefas. Abdicar do descanso obrigatório e necessário não nos torna melhores profissionais.

3. Focar-se na tarefa a realizar

Há tarefas que exigem atenção a 100%, como tal, para estar totalmente concentrado é necessário cumprir algumas regras: fechar as janelas do navegador de internet; se puder, desligar o telemóvel, ou pelo menos colocar no modo silêncio; ir para um local onde não seja interrompido; se a música lhe serve de inspiração, ligue-a em volume baixo. Concentre-se nessa tarefa e nada mais deve existir.

4. Tornar as tarefas-chave em hábitos

Se há tarefas importantes que tem de realizar frequentemente, opte por estabelecer um tempo específico por dia, ou semana, de acordo com as necessidades, para a realização da mesma. Poderá ser difícil no início assumir que naquele momento precisa de cumpri-la, mas com o tempo tornar-se-á um hábito e ficará mais fácil de realizar.

5. Redes sociais

Seja consciencioso com o tempo que passa nas redes sociais ou a ver o e-mail pessoal. É inevitável que o façamos, mas não deixe que isso roube tempo a tudo o que precisa de fazer. 5 minutos são mais do que suficientes para relaxar um pouco e voltar a recuperar as energias para o trabalho.

6. Definir um tempo para as tarefas

Ao invés de simplesmente sentar-se para trabalhar num projeto e pensar que estará com aquilo em mãos até terminar, sem saber quanto tempo isso demorará e podendo cair na tendência para procrastinar, estabeleça uma janela temporal para a realização. Se não tiver completado nesse período, e se tiver essa margem de tempo, opte por fazer outra coisa.

7. Tempo para parar

Quando se passa de tarefa em tarefa é, muitas vezes, difícil permanecer focado e motivado. Assim, deverá fazer pausas regulares, preferencialmente afastando-se por alguns minutos do posto de trabalho. E, durante o tempo livre, como as pausas para almoço, aproveite para rentabilizar esse tempo a fazer algo que goste ou precise, como as compras de supermercado.

8. Não pense em tudo o que tem para fazer

Pois é meio caminho para começar a stressar antecipadamente. Faça uma lista, começando pelo que é mais importante até ao menos importante e cumpra uma tarefa de cada vez.

9. Exercício e alimentação

A prática regular de exercício físico, bem como uma alimentação saudável e equilibrada permitem melhorar a produtividade do trabalho, dado que ajuda a aumentar os níveis de energia, a limpar a mente e a permitir que se concentre mais facilmente.

10. Seja mais organizado

Não vale a pena dizer que a sua secretária é um caos organizado e que “a minha desorganização é a minha organização”. Está a enganar-se a si próprio. Um ambiente limpo e organizado fornece uma maior vontade para se dedicar às tarefas do dia a dia. Além disso, uma secretária desorganizada transmite a ideia de que o profissional também o poderá ser.

A importância do uso da tecnologia na gestão de tempo

Estes 10 dicas para saber como gerir o tempo no trabalho vão ser bastante úteis e, quando aplicadas à rotina e tarefas do dia a dia, permitem produzir mais e melhor sem ter que abdicar do tempo e espaço pessoal.

Saber usar a tecnologia em prol dos objetivos profissionais é também uma mais valia quando falamos em como gerir o tempo no trabalho. Que ferramentas nos podem ajudar na automatização de tarefas ou a monitorizar a atividade da nossa empresa em tempo real? Se soubermos escolher as ferramentas certas, iremos certamente ser mais produtivos e conseguir gerir o tempo no trabalho de uma forma mais inteligente e profissional.

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Coloque em prática as dicas que partilhamos em cima e, com a ajuda do Jasmin, tudo se tornará mais simples.