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Dos mainframes dos anos 60 (aqueles computadores que ocupavam uma sala inteira), à nuvem do século XXI, os softwares de gestão não têm parado de evoluir. Pelo caminho foram ganhando rapidez, adquiriram novas funcionalidades e tornaram-se mais user-friendly.

Com a crescente introdução de tecnologias como a inteligência artificial, o machine learning e o processamento de linguagem natural, a nova geração de softwares de gestão promete ser ainda mais inteligente. A tendência é para que estes sistemas deixem de ser meros processadores de informação, para se transformarem em verdadeiros assistentes de negócio, com a capacidade de produzir análises e insights poderosos que sirvam de suporte às decisões dos gestores.

Eis algumas das coisas que podemos esperar de um software de gestão inteligente no futuro próximo.

O fim da entrada manual de dados

Não é novidade nenhuma que os documentos em papel se vão evaporar, e ao que tudo indica a introdução manual de dados vai seguir o mesmo caminho. À medida que a automação, o machine learning e a inteligência artificial vão sendo integrados nos sistemas, a necessidade de intervenção humana, para um sem número de tarefas, tornar-se-á praticamente nula. 

Senão vejamos. No passado, para automatizar um processo era necessário um programador humano, muitas linhas de código e litros de café. Mas com a introdução de tecnologias como o RPA (Robotic Process Automation) as coisas estão rapidamente a mudar. Ao invés de mapear um processo passo-a-passo, as ferramentas de RPA, ou bots, funcionam antes como “mirones”. Observam, discretamente, as ações virtuais do utilizador (dos cliques no rato à inserção de dados), apreendem as regras do processo, e depois imitam exatamente aquilo que os humanos fizeram. Tarefas monótonas e repetitivas são candidatas ideais à automatização através desta tecnologia.

Vai um exemplo prático? Que tal o processamento de faturas?

As faturas dos fornecedores chegam em diferentes formatos: papel, documentos Word, ou ainda em PDF num anexo de e-mail. Até agora era necessário transferi-las manualmente para o sistema de faturação e de seguida verificar se não existiam discrepâncias.

Utilizando ferramentas de RPA, os bots do software de gestão inteligente conseguem detetar se há novas faturas a processar, extrair os dados relevantes de cada documento, registar essa informação no sistema e notificar o fornecedor por e-mail. Tudo de forma automática e sem que nenhum humano tenha de mexer uma palha.

A extração de dados das faturas é feita com recurso ao reconhecimento ótico de caracteres (OCR, na sigla inglesa) que permite a conversão de texto em dados eletrónicos. Um software de gestão inteligente, como é o caso do Jasmin, já utiliza esta tecnologia para criar despesas automaticamente através de uma simples fotografia da fatura.

Um turbinado de automação

A automatização de processos que o RPA possibilita é bastante útil, não só porque reduz o tempo despendido com o registo de dados, como diminui o número de erros a que os processos estão sujeitos. E quando juntamos tecnologias cognitivas como o machine learning à mistura, as coisas começam então a ficar realmente interessantes.

Um dos exemplos é a integração do email com o software de gestão utilizando inteligência artificial e o processamento de linguagem natural (PLN). Para os que estão menos familiarizados com o termo, o PLN é a utilização de algoritmos capazes de analisar e compreender a linguagem humana. 

No futuro, graças a este mix de tecnologia, um software de gestão inteligente será capaz de varrer a caixa de email do utilizador para recolher os vários pedidos de clientes ou fornecedores, analisar os detalhes de cada mensagem e compreender as ações a tomar em seguida.

Além de detetar a ação pretendida, o sistema pode ainda utilizar a análise de sentimentos (que determina o tom de um texto ou discurso) para decidir se aquele pedido deve ter prioridade em relação aos restantes. 

Análises e insights cada vez mais poderosos

Todas as empresas (independentemente do tamanho) geram dados. Muitos dados. O seu pequeno negócio também: dados sobre vendas, despesas, clientes, inventário, entre outros. Algures no meio dessa pilha de números estão as respostas que podem ajudar a desenvolver o negócio, mas a maioria de nós não sabe o que procurar nem sequer o que fazer com base nessa informação.

Esta é uma daquelas áreas em que o software de gestão inteligente fará jus ao nome, oferecendo aos gestores ferramentas de análise cada vez mais poderosas e que permitam a tomada de decisões mais rápidas e acertadas.

Aprofundar a análise de dados internos

A maior parte dos softwares atuais já permite algum tipo de análises, como a comparação de resultados mês a mês ou ano a ano. Mas com recurso à inteligência artificial e a técnicas analíticas avançadas, será possível determinar, por exemplo, qual a rentabilidade de um cliente nos últimos cinco anos ou quais os clientes responsáveis pela maior parte das receitas. 

Utilizando modelos de análise preditiva, o sistema será capaz de “olhar” para o histórico de vendas e detetar clientes em risco de abandonar a empresa, prever resultados futuros, ou até de antecipar a procura. Em função destes dados, o software pode notificar o gestor com alertas sobre os clientes em que a empresa deve continuar a apostar, aqueles que é importante reter, ou quais as necessidades de inventário face à previsão de vendas.

Dar o salto para os “grandes dados”

Além da análise dos dados financeiros da empresa, a tendência é que cada vez mais os softwares de gestão integrem ferramentas analíticas que façam o cruzamento com dados provenientes de outras fontes. Essas ferramentas podem, por exemplo, analisar previsões meteorológicas, dados de avaliações (reviews) de produtos ou serviços, dados demográficos, entre outros, e correlacioná-los com os dados financeiros do seu negócio permitindo insights ainda mais poderosos.

Vejamos um exemplo clássico: as vendas de gelados.

Em dias de calor a procura por gelados pode facilmente aumentar em 50%, ao passo que em dias cinzentos e de chuva diminui 20%. Se houver uma onda de calor, imaginemos em Maio, o mais provável é a empresa que vende gelados não se ter abastecido de acordo, até porque o Verão só começa em Junho.

Recorrendo a previsões meteorológicas e analisando os dados de vendas dos últimos anos, o software de gestão pode, no entanto, estimar qual será a procura durante a onda de calor primaveril que se avizinha e, em função disso, recomendar ao gestor um aumento do stock de gelados. Resultado? Mais vendas de gelados, níveis de inventário equilibrados, e gestores certamente mais felizes.

Jasmin: o seu software de gestão inteligente (hoje e amanhã)

Para simplificar, cada vez mais, a gestão do seu negócio, estamos constantemente a desafiar as fronteiras da tecnologia atual, em busca de soluções de gestão inovadoras. O Jasmin, é o melhor exemplo disso.

Através da automatização de processos, este software de gestão inteligente liberta os empreendedores, startups e PMEs, de tarefas administrativas entediantes e permite-lhes concentrarem-se naquilo que é realmente importante.

Utilizando mecanismos de inteligência artificial e machine learning, o Jasmin organiza e interpreta os dados que circulam no sistema, alerta sobre o desempenho atual e prevê a evolução futura. Tudo com mensagens dinâmicas no seu painel de controlo, de compreensão simples e rápida.

Por ser 100% cloud, com o Jasmin é muito rápido faturar, gerir compras e inventário, controlar contas correntes e a tesouraria, responder às obrigações fiscais, monitorizar a evolução do negócio e dos indicadores de gestão, a qualquer hora e em qualquer lugar.

De que é que está à espera para tirar partido da nova geração de software de gestão inteligente? Com o Jasmin, o futuro é agora. Experimente, é gratuito! 

Quantas vezes ouvimos falar em Machine Learning e Inteligência Artificial nos últimos tempos? Muitas, verdade? Mas será que sabemos realmente o que significam ou como funcionam? Provavelmente, não. 

A ajudar à confusão, os termos Machine Learning e Inteligência Artificial (IA) são muitas vezes utilizados como equivalentes, embora tecnicamente não sejam a mesma coisa. 

Para perceber melhor a relação entre os conceitos, talvez seja útil pensar em algo completamente diferente. Imaginemos uma matrioska, aquela boneca russa (cuja nacionalidade é motivo de debate, mas para esta analogia, tanto dá ser russa como japonesa) que contém um conjunto de bonecas semelhantes, mas de tamanhos variados, no seu interior. 

Conseguem visualizar? Muito bem. A boneca maior e mais antiga é a Inteligência Artificial (nascida nos anos 50 do século XX), a do meio o Machine Learning (uns anos mais nova que a primeira), e a última e mais recente dá pelo nome de Deep Learning (que cabe dentro das outras duas). 

Na maioria dos casos, quando a indústria e os media falam em IA, estão a referir-se, mais concretamente, ao Machine Learning.

De que é feito então o Machine Learning e por que é tão importante?

Enquanto a Inteligência Artificial é à área mais abrangente da ciência que trata de mimetizar as capacidades humanas, o Machine Learning é um ramo específico da IA que treina os sistemas a aprenderem. Já o Deep Learning é uma forma de Machine Learning que utiliza uma classe específica de algoritmos — a que se chamou de redes neurais (talvez nos debrucemos mais sobre isto numa outra oportunidade). 

Os modelos de Machine Learning procuram por padrões em grandes quantidades de dados, aprendem com esses dados, e depois tentam tirar conclusões ou fazer previsões sobre uma determinada coisa. Assim, ao invés de um programador escrever o código com as instruções específicas de como o software deve realizar determinada tarefa, o sistema é capaz de aprender sozinho através de exemplos. 

No essencial, o Machine Learning é aquilo que permite aos sistemas aprenderem, sem que para isso tenham de ser programados.

Vamos pensar que essa determinada coisa é a imagem de um gato. Para nós humanos, que temos milhões de anos de evolução a nosso favor, olhar para a foto do bichano e inferir que o que estamos a ver é um animal, mais precisamente da família dos Felídeos, é uma tarefa relativamente simples. Ainda assim, e sem darmos por isso, o nosso cérebro teve de fazer (numa fração de segundos) uma série de cálculos para chegar àquilo que nos parece já uma conclusão óbvia e natural: é um gato. 

Agora imaginem a mesma tarefa realizada por um computador. Qual a melhor abordagem para instruir o sistema sobre o que é um gato? Escrever inúmeras linhas de código que definam as características do animal? Ou mostrar ao sistema vários (milhões para sermos mais exatos) exemplos de gatos e outros animais e deixá-lo descobrir qual é o quê? 

Eis o motivo pelo qual o Machine Learning é tão importante, porque permite automatizar tarefas que até agora exigiam um humano ao comando. 

O renovado interesse pelo Machine Learning nos últimos anos, e pela IA de uma forma geral, tem que ver sobretudo com três coisas: a quantidade e variedade de dados que temos agora ao nosso dispor, uma capacidade computacional cada vez mais poderosa, e um armazenamento mais seguro e acessível. 

Em conjunto, estes fatores tornam possível a criação de modelos robustos, capazes de analisar volumes de dados maiores e mais complexos, de modo a devolver resultados cada vez mais rápidos e precisos. O que significa que as empresas podem agora tirar partido desses modelos para identificar oportunidades de negócio mais rentáveis, bem como evitar riscos desnecessários.

Jasmin: Machine Learning ao serviço da gestão

O Jasmin é um software de faturação e gestão cloud para empreendedores e as PME. Destaca-se pela automatização de processos, previsão de resultados e inteligência de negócio.

Esta solução recorre a um conjunto de mecanismos de Big Data e Machine Learning que aumentam a produtividade na execução de ações administrativas e ajudam a tomar decisões que contribuem para uma maior rentabilidade do seu negócio.

O Jasmin utiliza modelos de Machine Learning, que na prática se refletem em vantagens como:

• Preenchimento automático da informação
• Insights sobre o estado do negócio
• Previsão da evolução dos resultados

Prepare hoje a sua empresa para os dias de amanhã. Saiba mais aqui sobre este software de gestão inteligente para empresas com futuro.

Inteligência Artificial. Já todos ouvimos falar nela, certo? A menos que alguém tenha passado uma temporada em Marte e só agora esteja de regresso ao planeta azul, esta é uma daquelas “buzzwords” difíceis de ignorar. 

Depois de décadas a popular o imaginário de diferentes gerações, anunciada ora como promessa, ora como ameaça à humanidade, a IA começa finalmente a demonstrar as suas verdadeiras aplicações no mundo real. E são vários os fatores que estão a contribuir para isso: super-computadores com uma capacidade gigante de processamento, a computação em nuvem, algoritmos cada vez mais sofisticados e sobretudo grandes, enormes quantidades de dados, ou não lhe chamassem Big Data.

Quando perguntamos à Siri se amanhã vai chover, fazemos uma pesquisa no Google, ou aceitamos uma recomendação da Netflix para a próxima série que irá ocupar os nossos serões, estamos na verdade a fazer uso da inteligência artificial, mesmo sem nos darmos conta disso.

Para além da influência nas nossas vidas enquanto consumidores, a IA começa também a revelar o impacto significativo que pode ter na gestão das organizações e na forma como operam internamente. Exemplo disso são os milhares de robôs Kiva que todos os dias gerem as operações nos armazéns da Amazon, ou o facto de uma empresa com mais de 125 anos como a General Electric confiar em ferramentas de inteligência artificial para prever quando o seu equipamento industrial vai precisar de manutenção.

A IA é só para as grandes empresas?

Até agora o investimento em IA estava apenas ao alcance dos bolsos das grandes organizações, em particular das nativas-digitais, como a Amazon ou a Google, que desenvolvem e aplicam a tecnologia em projetos internos de I&D. Mas as coisas estão rapidamente a mudar.

Também as empresas comuns, de todos os tamanhos e feitios, começam a considerar a inteligência artificial como uma forma de resolverem os seus problemas reais e de melhorarem a gestão dos seus negócios.

Dado o crescimento exponencial da IA, as startups e jovens empresas estão entre aquelas cuja probabilidade de adotar a tecnologia mais cedo é maior, especialmente quando comparamos com empresas mais tradicionais que estão ainda a iniciar o seu processo de transformação digital.

De acordo com um estudo da Accenture apresentado no fórum de Davos 2018, se todas as empresas investirem em Inteligência Artificial e em sistemas de colaboração entre o homem e a máquina, na mesma proporção que as grandes corporações, vão poder potenciar as suas receitas em 38% e aumentar a sua taxa de emprego em 10% até 2022.

Como pode a IA ajudar à gestão do meu negócio?

Do marketing e vendas, aos recursos humanos e contabilidade, são vários os aspetos em que a utilização de inteligência artificial pode ajudar a melhorar a gestão das empresas. 

• A IA ajuda a entender melhor os seus clientes
  

  Um dos segredos para aumentar as vendas está em saber ler os dados. E os sistemas de IA conseguem-no fazer como ninguém. Nenhum humano, nem mesmo o melhor empregado do ano, seria capaz de processar a quantidade de dados necessária para retirar conclusões válidas e úteis sobre as interacções com os consumidores. Mas recorrendo a um sistema de IA que analise a base de clientes, compare comportamentos e trace históricos de compras, é possível aos profissionais conhecer melhor o seu público, identificar tendências e antecipar momentos de maior procura.

• A IA ajuda a fazer previsões para o seu negócio
  

  Através da análise de gigantescas quantidades de dados, é possível antever alterações no mercado e detetar mudanças nos padrões de consumo. O poder preditivo dos sistemas atuais de IA já permite às empresas saber com elevado grau de exactidão quais os produtos com maior probabilidade de venda e quais aqueles que deverão ter menor procura.

  Esta informação é extremamente útil para qualquer empresa, em particular quando se trata da gestão do inventário, não só porque evita o desperdício de recursos como permite ter os produtos com maior saída sempre em stock, sem nunca perder uma venda. Além disso, um sistema de IA dá conta do desempenho atual do negócio e consegue prever a evolução dos resultados.

• A IA ajuda a automatizar tarefas demoradas
  

  Tempo é dinheiro, verdade? E é especialmente precioso em equipas reduzidas, com muito que fazer mas poucos recursos, um cenário bastante frequente em startups e PMEs. Por isso toda a ajuda é bem-vinda, sobretudo quando permite agilizar o trabalho administrativo.

  Com recurso a sistemas dotados de IA é possível automatizar tarefas demoradas e repetitivas, bem como processos que estejam muito expostos ao erro humano. Ao deixar a IA tomar conta deste tipo de tarefas, os colaboradores ganham tempo para se dedicarem a funções de maior valor agregado, os fluxos de trabalho das equipas tornam-se mais simples e a produtividade das empresas aumenta.

Estes são apenas alguns dos exemplos que ilustram os benefícios e vantagem competitiva que as empresas podem ganhar se estiverem dispostas a explorar as diferentes possibilidades trazidas pela inteligência artificial.

Mas se ainda não tem uma solução que utilize esta tecnologia na gestão da sua empresa, não é motivo para entrar em pânico. A viagem rumo à era da inteligência artificial ainda agora arrancou, por isso o mais importante é começar a procurar hoje as ferramentas que vão preparar o seu negócio para o amanhã. Nós damos-lhe uma ajuda. 

Jasmin: gestão inteligente para empresas com futuro

O Jasmin é um software de faturação e gestão cloud para empreendedores e as PME, dotado de inteligência artificial. Destaca-se pela automatização de processos, previsão de resultados e inteligência de negócio.

A qualquer hora e em qualquer lugar, com o Jasmin é muito rápido faturar, gerir compras e inventário, controlar contas correntes e a tesouraria, responder às obrigações fiscais, monitorizar a evolução do negócio e dos indicadores de gestão.

Utilizando mecanismos de Big Data e Machine Learning, o Jasmin organiza e interpreta os dados que circulam no sistema, alerta sobre o desempenho atual e prevê a evolução futura. Tudo com mensagens dinâmicas no seu painel de controlo, de compreensão simples e rápida.

Prepare-se para a era da inteligência artificial. Saiba mais sobre as novas funcionalidades deste software expert em gestão pensado para empresas com futuro.